Выезд в командировку на служебной машине

Командировка на личном автомобиле: условия оформления, оплата

Выезд в командировку на служебной машине

Направляя сотрудника в рабочую командировку, руководители предприятий нередко прибегают к использованию общественного транспорта для достижения работником места назначения и его последующего передвижения.

В свою очередь работники, обладающие собственным средством передвижения, для большего комфорта и повышения мобильности предпочитают использовать личный автомобиль.

При достижении договоренности с работодателем в выборе второго варианта, стороны должны согласовать условия командировочной поездки, а также подготовить перечень сопроводительных документов. Подробнее ознакомиться с нюансами оформления командировки на личном автомобиле поможет представленная публикация.

Особенности командировки на личном автомобиле

Процедура направления сотрудника в командировку на личном автомобиле в некоторой степени отличается от оформления стандартной поездки с использованием общественного транспорта.

Это обусловлено тем, что эксплуатация персонального средства передвижения требует дополнительных гарантий со стороны работодателя.

В частности это касается необходимости возмещения затрат за использование личного автомобиля во время командировки, на его ремонт или компенсацию убытков в случае аварийных ситуаций.

Конкретный перечень условий, связанных с направлением работника в командировочную поездку на персональном средстве передвижения, должен быть обозначен в содержании локальных документов предприятия и трудового договора подчиненного.

Подробный перечень правил, которые касаются служебной командировки трудящегося, представлен в Трудовом кодексе РФ, Постановлении Правительства под номерами 92 и 749, Федеральных законах 125 и прочих разъяснительных нормативно — правовых актах.

Использовать личный автомобиль для отправления в командировку работник вправе исключительно после одобрения работодателя и согласования нюансов служебной поездки. В противном случае сотрудник может лишиться собственных денежных средств, затраченных им в ходе поездки на персональном средстве передвижения.

Как оформить командировку на личном автомобиле?

Порядок оформления рабочей командировки сотрудника на личном автомобиле не отличается существенным образом от подготовки к поездке в любых других ситуациях. Особенности процедуры зависят в первую очередь от того, какие сопроводительные документы требуется оформить.

Порядок действий для оформления командировки на личном автомобиле:

  • От имени руководителя организации составляется и издается приказ о направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле. Допускается использование унифицированного бланка приказа, который соответствует форме Т — 9. Также имеется возможность заполнить документ в произвольном виде. После ознакомления с содержанием приказа работник подписывает его в знак согласия. По желанию работодателя могут быть оформлены дополнительные документы для служебной поездки. Например, служебное задание, командировочное удостоверение;
  • Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то помимо приказа обязательным для оформления документом считается путевой лист;
  • Согласование суммы авансовых выплат, которые предоставляются работнику для оплаты топлива при командировке на личном автомобиле, проживания и питания. Денежные средства выдаются в бухгалтерии или кассе предприятия на основании кассового ордера или распоряжения руководителя;
  • По возвращении работника из командировки на личном автомобиле, он не позднее трех дней с момента появления на рабочем месте составляет авансовый отчет или предъявляет путевой лист. Текст документа должен содержать сведения о размере затраченных средств. Для подтверждения внесенной информации целесообразно приложить к отчету документальные свидетельства, подтверждающие расход аванса;
  • Если в соответствии с представленным отчетом будет выявлен перерасход со стороны работника, который подтверждается документально, тогда организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней после обращения трудящегося или в день выдачи заработной платы. В обратном случае денежные средства, оставшиеся после командировки подчиненного на личном автомобиле, возвращаются им в течение трех дней с момента появления на рабочем месте.

Сопутствующие документы

Наибольшее внимание, при направлении работника в командировку на личном автомобиле, отводится документальной стороне вопроса. В первую очередь это связано с тем, что ввиду вступивших в силу изменений, сопутствующие командировке документы стали подразделяться на обязательные и дополнительные.

Помимо этого, если работник едет в командировку на личном автомобиле, работодатель должен быть уверен в точной сумме израсходованных подчиненным авансовых средств. Поскольку именно на основании предоставляемых работником бумаг производится оплата за понесенные им расходы и дни командировочной поездки.

К перечню обязательных для оформления документов относятся:

Приказ. В содержании распоряжения отмечается либо общая информация о поездке или более детальные сведения. Это зависит от того, какие дополнительные документы будут оформлены помимо приказа. По общим правилам в содержание акта включается:

  • Название предприятия;
  • Дата, место оформления и порядковый номер акта;
  • Персональные сведения о сотруднике, направляемом в командировку;
  • Сведения о месте назначения служебной поездки;
  • Дата начала и окончания командировки;
  • Цели и задачи, поставленные перед подчиненным;
  • Условие о том, какой транспорт будет использован для передвижения трудящегося (личный автомобиль, общественный или служебный транспорт);
  • Уточняется сумма авансовых средств, предоставленных работнику или информация об организации, за счет которой реализуется поездка;
  • В завершении документ датируется и ставятся подписи сторон.

Скачать образец приказа о командировке на личном автомобиле

Путевой лист. Основополагающий документ, назначение которого состоит в подтверждении использования личного автомобиля во время командировки, расхода горюче — смазочных материалов, а также затрат на его покупку. Для заполнения и внесения информации может использоваться унифицированная форма под номером 3 или специально разработанный в организации бланк.

Структура и содержание путевого листа:

  • Наименование документа и его порядковый номер;
  • Период действия. Документ считается действительным только на момент командировочной поездки трудящегося на личном автомобиле;
  • Персональные сведения о работнике (паспортные данные, должность);
  • Информация о личном автомобиле, используемом для командировки (номер, сведения из технического паспорта машины, модель и марка);
  • Кроме того, отмечается дата и время выезда, а также дата и время возвращения трудящегося;
  • Расход ГСМ.

Документ предъявляется работодателю на рассмотрение вместе с сопроводительными чеками, квитанциями из заправочных станций или автомастерских, мест питания и проживания.

Скачать образец

Если руководством организации было принято решение о необходимости заполнения дополнительных документов, например: служебное задание, отчет о командировке на личном автомобиле, служебная записка, командировочное удостоверение, то работник предъявляет соответствующую документацию.

Как возмещаются затраты?

Если сотрудник направляется в командировку на личном автомобиле, работодатель обязуется возместить понесенные подчиненным траты. Расчет компенсационных выплат за расход осуществляется на основании переданных сотрудником документов. К их числу относятся:

  • Путевой лист, заполненный необходимыми сведениями;
  • Копия технического паспорта транспортного средства, который был использован в командировке. Акт предъявляется работником для подтверждения того факта, что автомобиль является его личной собственностью;
  • Авансовый отчет, если работодатель требует заполнить его;
  • Служебная записка. Оформляется по инициативе руководителя организации;
  • Квитанции, чеки и прочие акты, подтверждающие затраты трудящегося на покупку ГСМ, питание, проживание и иные внеплановые расходы, например, оплата ремонтных работ или приобретение требуемых деталей.

Надлежащая документация передается в отдел бухгалтерии не позднее трех дней с момента возвращения подчиненного из командировки на личном автомобиле.

Отдельного внимания заслуживает вопрос о том, как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке? Сумма средств для оплаты ГСМ устанавливается на основании: расстояния от места назначения, стоимости топлива, объема двигателя и времени, которое было затрачено для выполнения рабочих обязанностей. Данный порядок утвержден Министерством транспорта РФ в содержании Распоряжения № АМ — 23 — р.

Размер выплат за использование персонального средства передвижения для служебной поездки не должен превышать 1500 рублей в месяц. Если затраты, понесенные сотрудником, превышают обозначенную сумму, они подлежат налогообложению.

Это касается командировок подчиненного на личном автомобиле в пределах России. Если предполагается рабочая поездка за пределы Российской Федерации, налоговым сборам подлежат суммы свыше 2500 рублей.

Основанием для предоставления компенсации служит приказ руководителя.

При ДТП или осуществлении ремонта

Перед направлением подчиненного в командировку на личном автомобиле, директор компании должен убедиться в наличии страхового полиса на машину. Поскольку это поможет избежать дополнительных затрат в случае дорожно — транспортного происшествия, виновником которого не был признан сотрудник.

Работодатель обязуется компенсировать ущерб, понесенный работником в том случае, если была предварительная договоренность или соответствующее условие прописано в содержании трудового договора. Если работник, направленный в командировку на личном автомобиле, стал виновником аварии, компенсационные выплаты не предоставляются.

Помимо возможности возмещения расходов в случае аварийных ситуаций, сотруднику отдельно необходимо оговорить условия выплаты компенсации в результате поломки машины.

Подобные случаи зачастую относят к спорным, поскольку директор не может быть точно уверен в том, что повреждение наступило не в результате давнишней поломки.

В любом случае, если работник намерен вернуть незапланированно потраченные средства, ему требуется предоставить документы, чеки, квитанции, свидетельствующие о сумме убытков.

Условия оплаты командировки на личном транспорте

Условия оплаты командировки на личном автомобиле работника отличаются от стандартных только тем, что на руководителя компании возлагается обязанность по возмещению денежных средств за эксплуатацию машины. Кроме того, выплачиваются:

  • Денежные средства для аренды жилья или гостиничного номера;
  • Суточные выплаты для оплаты питания и иных расходов;
  • Денежные средства для оплаты командировочных дней.

Порядок, сумма и условия предоставления авансовых средств и оплаты трудовой деятельности подчиненного в период командировки и при использовании личного автомобиля уточняется в содержании локальных актов предприятия.

Заработная плата за время выполнения трудящимся профессиональных обязанностей в командировочной поездке начисляется согласно стандартной тарифной ставке за один рабочий день. Исключение составляют ситуации, когда сотрудник был вынужден работать в выходные или праздничные дни.

В подобном случае размер среднедневного заработка за один рабочий день увеличивается в два раза.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(3 4,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://mosfund.ru/pravo/komandirovka-na-lichnom-avtomobile.html

У відрядження на службовому авто: про що варто пам’ятати

Выезд в командировку на служебной машине

  • У законодавстві обмежень щодо направлення працівника у відрядження на службовому авто не передбачено.
  • Ви маєте право відшкодувати працівнику витрати на придбання ПММ.
  • Витрати працівника у відрядженні не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.
  • Для коректного відображення господарських операцій в обліку, контролю водіїв та для списання ПММ доцільно використовувати подорожні листи.
  • Ви маєте право включити до ПК суми ПДВ, оплачені під час придбання пального, на підставі касових чеків або ПН, якщо сума у чеках за день перевищує 200,00 грн без ПДВ.

Організаційні питання

Чинне законодавство жодних обмежень щодо використання службового автомобіля у відрядженні не містить.

Компенсація витрат працівника, у тому числі на проїзд, передбачається ст. 121 КЗпП.

 Інструкція № 59 також не висуває жодних обмежень щодо використання службового автомобіля у відрядженні. Більш того, вона прямо дозволяє вирушати на ньому навіть за кордон!

ДО ВІДОМА. Норми Інструкції № 59 обов’язкові тільки для установ, організацій та підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Для усіх інших вона має рекомендаційний характер. Та якщо навіть бюджетникам дозволяють роз’їжджати на авто у відрядженні, то й «прості смертні» також можуть собі це дозволити.

Як бачите, відрядження на службовому авто підпорядковується тим самим нормам, що і звичайна службова поїздка. Єдина відмінність — виникнуть «автомобільні» витрати, які належним чином необхідно підтвердити.

Витрати, які підприємство може компенсувати працівнику, наразі регулюються нормами п.п. 170.9.1 ПКУ.

Серед них, зокрема, витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

До витрат, зумовлених використанням службового автомобіля, можуть бути віднесені витрати на ПММ та на техобслуговування автомобіля, вартість паркування та автостоянки тощо.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Такі витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.

Крім того, будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає (абз. 10 п.п. 170.9.1 ПКУ).

Як усе документально оформити, щоб дохід у вигляді додаткового блага не загрожував вашому працівнику, читайте у наступному розділі.

Документальне оформлення

Будь-яка поїздка починається з наказу про відрядження. Аби працівника не запідозрили у використанні автомобіля у власних цілях, у наказі можна вказати маршрут руху відрядженого працівника. Звісно, така бюрократія не обов’язкова, але дозволить спати спокійніше, поки працівник роз’їжджає на автомобілі підприємства.

Для списання фактично використаних ПММ доцільно використовувати подорожні листи. На сьогодні їх наявність у водія не обов’язкова, але для коректного відображення господарських операцій в обліку, контролю роботи водіїв та витрат на ПММ без цього первинного документа важко обійтися.

Законодавчо встановленої форми подорожнього листа також немає. Та це не заважає розробити на підприємстві власну. Для легкового автомобіля за основу можна взяти «стару» форму, затверджену наказом Держстату від 17.02.1998 р. № 74. Ви можете додати або видалити рядки залежно від потреби.

Головне, щоб ваш документ містив усі реквізити, передбачені Законом про бухоблік.

ЦИТАТА: «2. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

(ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік)

Під час списання ПММ та компенсації їх вартості працівнику радимо користуватися Нормами № 43. Є загроза, що понаднормові витрати ПММ податківці розцінять як додаткове благо відрядженого працівника.

 Зауважимо: суди схильні вважати, що під час списання ПММ зовсім не обов’язково користуватися Нормами № 43 (ухвала ВАСУ від 16.02.2016 р.

№ К/800/49593/15), проте підприємство зобов’язане розробити власні внутрішні документи, які будуть регулювати витрати ПММ з урахуванням технічних особливостей автомобіля, експлуатаційних норм тощо.

Працівник може надати такі підтвердні документи (оригінали!) для компенсації «автомобільних» витрат:

  • чеки з АЗС1;
  • квитанції про оплату стоянки, паркування тощо.

І закінчиться ця епопея складанням Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт2 (далі — Звіт).

1Автомобільна заправна станція

2Його форма затверджена наказом МФУ від 28.09.2015 р. № 841.

Строки звітування

Коли працівник вирушає у відрядження на авто, то бухгалтер може зіткнутися з проблемою визначення строків звітування за кошти, видані працівнику під звіт.

Справа в тому, що п. 2.11 Положення № 637 встановлено окремі строки, на які видається готівка «на всі інші виробничі (господарські) потреби», — 2 робочих дні. При цьому окремі строки, на які видають аванс на відрядження, це Положення не встановлює. Водночас абз. 3 п. 2.

11 Положення № 637 містить норму, згідно з якою, якщо підзвітній особі одночасно видано готівку як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видано готівку під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.

Усе б нічого, але ця норма не дає чіткої відповіді на запитання, у які терміни за такої ситуації слід подати Звіт, адже «профільні» норми пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПКУ прив’язують граничні терміни звітування і до дня завершення відрядження (якщо кошти видано на відрядження), і до дня «виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка видала кошти під звіт».

Оскільки існує така неоднозначність, склалися три підходи для вирішення цієї проблеми:

1) за кошти, витрачені у відрядженні на обслуговування авто, слід відзвітувати не пізніше ніж наступного робочого дня після повернення із відрядження;

2) трактувати абз. 3 п. 2.11 Положення № 637 як дозвіл звітувати за «господарські» підзвітні кошти, витрачені у відрядженні, у строки, встановленні для подання Звіту за готівкою, призначеною безпосередньо для витрат на відрядження. Схоже, на таку схему натякають і податківці (лист МГУ ДФС-ЦООВП від 18.11.2015 р. № 25603/10/28-10-06-11);

3) скористатися тим, що для звичайних роботодавців («не бюджетних») чіткий склад відряджувальних витрат на нормативному рівні не встановлено. У свою чергу, п. 170.

9 ПКУ серед витрат на відрядження називає витрати «на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті)».

Вважаємо, що витрати на обслуговування автомобіля у відрядженні (ПММ, паркування, техобслуговування) у розумінні ПКУ можна вважати витратами на відрядження. Отже, вирішуючи питання щодо термінів подання Звіту, потрібно орієнтуватися виключно на «відряджувальні» терміни. З огляду на це, у табл. 1 вам слід брати до уваги лише перший рядок.

Таблиця 1. Підзвітні кошти: строки

Мета видачі коштівСтрок
на який видається готівкаподання Звіту (залежно від форми видачі коштів)
готівкабезготівкова форма
розрахунок готівкою, знятою з БПКприм. 1розрахунок БПК
1. ВідрядженняНадміру витрачені кошти слід повернути не пізніше за подання ЗвітуДо закінчення 5-го б. дн., наступного за днем, у якому працівник завершує відрядження(п.п. 170.9.2 ПКУ)До закінчення 3-го б. дн. після завершення відрядження(п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ)Не пізніше 10-го б. дн. після закінчення відрядження. Може бути продовжений до 20 б. дн. за наявності поважних причин прим. 2(п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ)
2. Господарські потреби (виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка видала кошти під звіт):
  • на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторсировини (окрім брухту)
10 р. дн.прим.3До закінчення 5-го б. дн., наступного за днем, у якому працівник завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка видала кошти під звіт(п.п. 170.9.2 ПКУ) прим. 4
2 р. дн. прим. 3
Примітка 1 Ми вважаємо, що цей строк стосується тільки випадку, коли відряджений працівник використовував корпоративну БПК, але фіскали поширюють цей строк і на випадок розрахунків за допомогою особистої банківської картки працівника (лист ДПСУ від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214).Примітка 2 До з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами.Примітка 3 З дня видачі готівки, включаючи день отримання коштів під звіт.

Источник: https://ibuhgalter.net/ru/articles/14

Выезд в командировку на служебной машине

Выезд в командировку на служебной машине

Ситуация 1. Ситуация 2. Сотрудник едет в командировку из отпуска. Ситуация 3. Сотрудник едет в командировку в выходные.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Служебная командировка
  • В командировку на личном авто? легко!
  • В командировку на автомобиле
  • В командировку на служебном транспорте
  • Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция
  • Роструд: командировка на служебной машине подтверждается любыми документами
  • Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Все о командировках

Служебная командировка

Все расходы должны быть подтверждены первичными документами ст. К ним относятся:. Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы.

Путевые листы составьте: — либо по унифицированным формам; — либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.

Если организация использует автомобили для управленческих нужд, то нужно проводить предрейсовые медосмотры.

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью с указанием Ф.

При расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены п.

При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:.

Чтобы подтвердить тот факт, что сотрудник использовал для целей командировки служебный автомобиль, он обязан составить служебную записку. Добавим, что других требований в случае проезда на служебном транспорте в действующем законодательстве нет. Все факты хозяйственной жизни в т. Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

Организации, деятельность которых связана с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей п. Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально ч. Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован в т.

Организация может использовать:. Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей , можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Форму путевого листа решили разработать самостоятельно?

В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие.

Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации. Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство.

А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса.

Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть. При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить показания одометра, расход топлива и т.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний спидометра с данными в путевом листе.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф.

Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован в т.

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника. Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде. Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна.

Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью см. Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле.

Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов ст.

В ней отразите пройденное автомобилем расстояние его можно определить в результате измерений. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме.

Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения.

Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются подп. То есть применять их не обязательно.

Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме.

При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены п. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации.

Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Сезонные нормы установите исходя из климатических условий в районе эксплуатации автомобиля. Издавать каждый сезон приказы не нужно. Если зимний сезон наступит раньше, то руководитель может своим приказом изменить срок действия зимних надбавок.

Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей в заданных условиях.

Еще один вариант: заключить договор на разработку норм расхода ГСМ с профильным научным учреждением, например с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта НИИАТ п.

А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами.

Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать.

В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится п. Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Однако, учитывая последние разъяснения финансового ведомства, нормировать расходы на ГСМ не нужно.

Тема: Командировки, суточные. Зарегистрируйтесь и продолжайте читать! Зарегистрируйтесь и продолжите чтение. Регистрация займет всего полторы минуты. У меня есть пароль.

Пожалуйста, проверьте почту Ввести. Введите логин. Войти или. Ваша персональная подборка. Статьи по теме в электронном журнале.

Будьте в курсе! Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Меню Темы. Сайт использует файлы cookie.

Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте.

Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет — установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

В командировку на личном авто? легко!

Акция месяца 8 88 Как правильно оформить документы при направлении заместителя директора в командировку на служебном автомобиле? Едет без водителя – сам за рулем.

Надо ли в этом случае оформлять путевой лист? Путевой лист на автомобиль, на котором ездит только сам работник организации без грузов, составлять необязательно.

Расходы на ГСМ в этом случае можно обосновать первичным учетным документом свободной формы, в котором будут указаны экономически обоснованные цели поездок, а также будут содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные ч.

Для проезда в командировку может использоваться машина организации направления работников в служебные командировки, утв.

Аналогичные изменения внесены Указом Президента РФ от В каждой организации, работники которой направляются в командировки, должен быть утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом локальный нормативный акт например, Положение о командировках работников , регламентирующий порядок оформления командировок, сроки командировок, порядок и размер компенсации расходов, связанных с командировками, и другие связанные с командировками вопросы. Сейчас необходимо внести соответствующие изменения в этот документ или утвердить его новую редакцию. Согласно новой редакции абз. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации представительство, филиал , находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. Тем не менее в Положении о командировках ничего не сказано о том, должно ли быть решение работодателя письменным. В связи с этим заметим, что если раньше срок, на который работодатель отправляет работника в командировку, указывался в трех документах — служебном задании для направления в командировку, приказе о направлении в командировку и командировочном удостоверении, то теперь, после отмены командировочного удостоверения и служебного задания, единственным документом, определяющим срок командировки, является приказ о направлении работника в командировку, и он может быть только письменным. Поэтому в локальном нормативном акте, рекомендуем сформулировать это положение, например, так:. Служебной командировкой работника является поездка работника на определенный срок в другую организацию или обособленное подразделение Общества, находящееся вне места постоянной работы, либо из обособленного подразделения в центральный офис для выполнения служебного поручения на основании письменного решения работодателя [1] — приказа генерального директора либо иного уполномоченного должностного лица Общества.

В командировку на служебном транспорте

С 8 августа года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от Изменения внесены постановлением Правительства РФ от Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера. Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку.

Бесплатно скачать образец положения о командировках в формате Word.

Может случиться и так, что сотрудник отправится в командировку на служебном транспорте фирмы. Чтобы учесть расходы, связанные с такой поездкой, в целях налогового учета, необходимо правильно оформить документы. О том, что следует учесть в данном случае, мы и поговорим далее. Направляя работника в служебную командировку, работодатель, в соответствии со ст.

В состав возмещаемых расходов, порядок и размер возмещения которых определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации, включены в том числе и расходы на проезд.

Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему денежные средства для приобретения топлива и других горюче-смазочных материалов.

Роструд: командировка на служебной машине подтверждается любыми документами

Акция месяца 8 88 Несмотря на то, что порядок оформления и возмещения расходов, связанных со командировкой и по производственной необходимости, в целом понятен и установлен, иногда возникают все-таки вопросы, обусловленные определенными обстоятельствами поездки.

Правила оформления, учета, компенсации и возмещения расходов во время служебной командировки регламентируются:. Поездка в служебную командировку на служебном автомобиле имеет особенности при создании подтверждающих документов и порядке оплаты расходов.

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку. При поездке в командировку на служебном автомобиле расходы изменяются. В качестве возмещения за проезд предоставляются не проездные документы, а чеки с заправочных станций о покупке ГСМ.

В остальном расходы учитываются ка и при обычной служебной поездке:.

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. ТК РФ. В ней говорится, что служебная.

Служебной командировкой, как известно, является поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ст.

Работодатель, направляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить ему:.

Состав расходов, как видно, не является исчерпывающим, а значит, в структуре командировочных расходов работника могут быть учтены и иные виды расходов, связанных со служебной поездкой. ТК РФ ст.

Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно.

Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировка х ст.

При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться.

Все расходы должны быть подтверждены первичными документами ст. К ним относятся:.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное авто на работе, ошибка в трудовой, запрет на выезд из РФ

Источник: https://legalgranica.ru/kommercheskoe-pravo/viezd-v-komandirovku-na-sluzhebnoy-mashine.php

В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат

Выезд в командировку на служебной машине

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

cотрудникаработодателя
арендакомпенсация за использование
Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ)
Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410)
Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421)•*
Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ)
Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение)
Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения)
Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения)
Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14)

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником. 

Налог на прибыль

Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

  • арендную плату за автомобиль работника;
  • расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
  • компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).

НДФЛ

Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600).

Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228).

Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).

Страховые взносы

Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):

  • арендная плата за автомобиль работника;
  • компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
  • компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.

При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.

2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.

2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.

Арендная плата за автомобиль работника по договору аренды без экипажаПолностью учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией Облагается (при выплате у налогового агента)Не облагается
Компенсация документально подтвержденных расходов на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном автомобилеНе облагается
Компенсация за само использование (износ) автомобиля работника в ходе командировки, а также компенсация документально подтвержденных расходов на проезд* (ГСМ и т.п.) в командировку на автомобиле работника по дополнительному или отдельному соглашению к трудовому договору и выплате соответствующей компенсации за использование такого имуществаУчитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92Не облагается**

Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

**Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542).

Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Илья Антоненко,
аттестованный аудитор 

Источник: https://kontur.ru/articles/4384

Юрист Ходюков
Добавить комментарий