Возмещение расходов по топливу работнику

Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ (бензин, дизельное топливо, масло) в 2019 гоуд

Возмещение расходов по топливу работнику

Если работник предприятия согласился на то, чтобы эксплуатировать свой личный автомобиль в производственных нуждах, работодатель обязан регулярно компенсировать ему затраты на обслуживание транспортного средства, ремонт и горюче-смазочные материалы (ГСМ).

Размеры компенсационных выплат не ограничены на законодательном уровне, поскольку машина может быть использована в течение нескольких часов в день или на протяжении целой рабочей смены. К тому же, все зависит от модели авто, марки, потребления бензина, мощности и иных характеристик.

В данной статье мы рассказываем о том, на каких основаниях сотрудник может получить компенсацию за использование своей машины, кто имеет право требовать компенсацию, как она оформляется, как выглядит образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ, какие документы понадобятся для обоснования суммы компенсации.

Телефоны для получения Бесплатной косультации по юридическому вопросу

Условия выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в интересах работодателя

Важно! Если сотрудник самостоятельно решил, что будет пользоваться своей машиной во время работы, не оповестив об этом работодателя и не оформив соответствующие бумаги, наниматель не обязан возмещать расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр авто.

Претендовать на компенсацию по расходам, связанным с использованием транспортного средства во время работы, могут не все водители, трудоустроенные на предприятиях. Должны выполняться следующие условия:

  1. У водителя в наличии должны быть документальные подтверждения того, что автомобиль действительно эксплуатируется в интересах предприятия (расчеты, документы).
  2. Расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и т.д. подтверждены соответствующими платежными документами.
  3. Работодатель дал свое согласие на использование машины в нуждах компании на возмездной основе – доказательством тому является договор с сотрудником или дополнительно соглашение к трудовому договору.
  4. Величина компенсационных сумм или способ ее расчета должен быть оговорен в бумагах.
  5. Работник управляет транспортным средством, будучи владельцем машины или обладателем доверенности от собственника авто.

Как оформляется выплата сотруднику компенсации за эксплуатацию личного автомобиля – выплата компенсации согласно платежным документам

Важно! Если работника не устраивают условия, на которых работодатель предлагает компенсироваться расходы за использование его машины в нуждах компании, сотрудник вправе отказаться от предоставления своего автомобиля – это не может служить поводом для увольнения.

Чаще всего, если подчиненный согласен предоставить свой автомобиль для использования его в нуждах предприятия, он же и будет являться водителем.

И, как правило, сумма компенсации оговаривается заранее и прописывается в договоре. Обычно при расчетах бухгалтер опирается на технические характеристики автомобиля и его возраст.

Способ выплаты компенсации на основании расчетов по фактическим расходам сотрудника имеет свои плюсы и минусы:

ПреимуществаНедостатки
Если размер компенсации согласован с работником, заключать соглашение не требуется.Налоговое законодательство позволяет не облагать налогом лишь малую часть компенсационной выплаты, которая сама по себе не может покрыть расходы водителя.
Величина компенсации легко регулируется при изменении цен на ГСМ и прочие статьи расходов.Если работодатель выплачивает сотруднику компенсацию, по размеру больше максимально возможной суммы, установленной ФНС, он не может учесть убытки при расчете налога на прибыль.

Если решено было использовать данный метод компенсации расходов сотрудника на бензин, масло, дизельное топливо и т.д., необходимо действовать следующим образом:

  1. Обговорить с работником детали возмещения затрат на автомобиль.
  2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту, в котором оговаривались бы условия эксплуатации авто в интересах предприятия.
  3. Издать приказ о выплате сотруднику компенсации за горюче-смазочные материалы (смотреть Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ).
  4. Передать в бухгалтерию предприятия заявление сотрудника о выплате ему компенсации за использование личного транспорта (ежемесячную).

Источник: https://kompensacii.ru/prikaz-na-kompensaciyu-za-gsm/

Компенсация ГСМ

Возмещение расходов по топливу работнику

Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.

Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:

  • легковой;
  • грузовой;
  • мотоцикл.

Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.

Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:

  • руководство поставлено в известность;
  • сотрудник — собственник автомобиля или имеет доверенность на управление;
  • размер компенсации установлен соглашением сторон;
  • отношения оформлены в письменном виде;
  • затраты подтверждены соответствующими документами;
  • имеется обоснование (расчёты и бумаги) того, что машина эксплуатируется в интересах компании.

Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем. Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.

Чаще всего — это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.

У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.

Оформление

Один из самых очевидных способов возместить расходы на ГСМ — компенсация, установленная руководителем. Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником. Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена.

Приведённый вариант имеет как достоинства, так и недостатки:

+
Не требуется заключение соглашения.Нормы, установленные законодательством, не покрывают реальных издержек.
Легко скорректировать размер выплат.Восполнение затрат сверх лимита не уменьшает базу налога на прибыль.

В этом случае нужно действовать следующим образом:

Оптимальный порядок покрытия финансовых затрат на эксплуатацию машины сотрудника в интересах организации — это Договор аренды ТС без экипажа.

Гражданский кодекс РФ предлагает альтернативу: нанять транспорт с экипажем или без него. Первый вариант не может быть использован, поскольку в рассматриваемом случае водитель является собственником.

Как следствие, у него не получится заключить трудовой контракт с самим собой.

Используя такой способ, можно учесть любые нюансы, например:

  • размер арендной платы;
  • какая из сторон оплачивает ремонт и заправку;
  • возмещение собственнику суммы, потраченной на транспортный налог, или стоимости страхового полиса.

Оформление отношений таким способом, несомненно, выгодно организации и владельцу автомобиля вместе с тем есть отрицательные моменты:

+
Сумма прибыли, которая принимается для исчисления налога, уменьшается на расходы, связанные с оплатой найма.Стоимость аренды облагается НДФЛ — 13%.
Компания может взять на себя все затраты по эксплуатации транспорта и учесть их при расчёте обязательного взноса в бюджет.Требуется составление договора.

Сделка по аренде предполагает следующий алгоритм:

  • согласование с руководством фирмы привлечения собственного транспорта служащего;
  • выбор способа возврата средств, использованных на обслуживание машины;
  • подписание соглашения;
  • переоформление ОСАГО с учётом изменившегося количества лиц, допущенных к управлению;
  • составление бумаг, подтверждающих передачу автомобиля организации на оговорённый заранее срок.

Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю. Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.

Использование имущества по безвозмездному соглашению увеличивает основу для расчёта налога на прибыль, согласно рыночной стоимости услуги, оказанной бесплатно.

В этом и состоит самый большой минус такого способа. И всё же он дешевле, чем простой возврат денег за ГСМ.

Выплата

Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего — один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.

Для получения денег нужно представить ряд документов:

  • паспорт транспортного средства;
  • свидетельство о регистрации;
  • доверенность (если служащий не является владельцем);
  • обоснование расходов, например, чеки;
  • путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы (Путевой лист легкового автомобиля).

По последнему пункту нередко возникают споры. Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.

Законодательство не регламентирует применение личной собственности в служебных целях и не требует заполнения соответствующей документации.

Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем. Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.

Налогообложение

Все организации, неважно применяют они общую систему или УСН, возмещение затрат на привлечение личного транспорта сотрудника для исполнения служебных обязанностей относят к расходам.

В случае легкового автомобиля — эта величина ограничивается на законодательном уровне:

Характеристика объёма двигателя (куб./см)Норма (руб./мес.)
Не более 20001200
От 20001500

Для грузовиков сумма не регламентируется. А при эксплуатации мотоцикла базу налога на прибыль можно уменьшить на 600 рублей. Тип легко определяется с помощью ПТС или свидетельства о регистрации.

На выплаты работнику, в свою очередь, не начисляются:

  • НДФЛ (не отражается в соответствующей декларации);
  • обязательные взносы в ФСС и ПФР.

Чтобы избежать возникновения налога необходимо передать в организацию бумаги для подтверждения:

  • права собственности на транспорт;
  • применение машины для нужд компании;
  • суммы фактических затрат на эксплуатацию.

Нередко возникает вопрос, обложения доходов физического лица, полученных сверх норматива, установленного для прибыли Правительством РФ. Такой подход не совсем верен. И несколько лет назад ВАС принял решение, что указанные лимиты нельзя применять для определения базы НДФЛ. Следовательно размер возмещения ничем не ограничен.

В случае когда сотрудник управляет автомобилем, который ему не принадлежит, мнения о взимании налога с суммы компенсации разделились. ФНС и Минфин считают, что НДФЛ нужно начислять. В то же время есть несколько судебных решений в пользу освобождения от обязательной выплаты. Однозначного ответа пока не существует.

А вот организация, сможет учесть в составе расходов выплаты, связанные с возмещением затрат на использование транспортного средства, управляемого по доверенности.

Такие действия удовлетворяют нормам НК РФ, при условии, что сотрудник представит следующие бумаги:

  • копию технического паспорта;
  • путевой лист с учётом служебных поездок.

Расчёт суммы

Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.

Ниже представлен примерный образец:

ОперацияНаличие в начале периодаУменьшение объекта учёта
Покрытие издержек на привлечение собственности сотрудника в рабочем процессе.2673.
Удержан НДФЛ с возмещения, предоставленного сверх, установленной нормы.73.68.
73.50-1.Выдача денег из кассы.
73.51.Перечисление с расчётного счёта организации на карточку служащего.

Периодичность

Работодатель исполняет обязательства, связанные с расходами подчинённого на применение собственного автотранспорта для служебной необходимости, ежемесячно.

Затраты на ГСМ в текущем периоде покрываются до его окончания.

Все сроки должны быть согласованы обеими сторонами и оформлены в письменном виде.

Таким образом, для восполнения расходов, связанных с эксплуатацией машины, которая находится в собственности или управляется по письменному уполномочию, нужно придерживаться простого алгоритма:

  • поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;
  • выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
  • представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
  • написать заявление в бухгалтерию;
  • своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
  • составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
  • помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
  • получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
  • выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
  • страховые взносы не перечисляются;
  • компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.

Негласно компенсация ГСМ помимо экономической справедливости, носит ещё и характер мотивационной выплаты. Компании, которые в полном размере и без задержек выплачивают вышеуказанное возмещение, находятся на более высоких позициях в рейтинге работодателей.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Компенсация вкладов Сбербанка до 1991 в 2019 году Компенсация за не предоставление места в детском саду

Источник: http://ipopen.ru/buh/kompensacija-gsm.html

Компенсация ГСМ – что это такое и как рассчитывается компенсация

Возмещение расходов по топливу работнику

Вопросы, так или иначе относящиеся к возмещению затрат на использование автомашины сотрудника организации, могут быть рассмотрены только при условии четкого их разделения по признакам регулирования тем или иным законодательным актом. Дело в том, что компенсации за аренду либо ссуду автомобиля регламентируются ГК РФ, а вопросы возмещения расходов за использование машины – Трудовым кодексом РФ и большим количеством подзаконных актов.Компенсация ГСМ

Возмещение затрат по использованию личных а/м в 2018 году

Как и любая другая личная вещь работника, автомобиль, предоставленный им для нужд предприятия, также подпадает под правила возмещения расходов.

Логичным было бы предположить, что работодатель буквально будет исполнять требования закона. И компенсация будет соответствовать реальным затратам работника. Однако реальность, как это всегда бывает, очень далека от идеала.

Часто работодатель устанавливает условием найма сотрудника наличие у претендента на рабочее место личного автомобиля. Для того, чтобы в этом убедиться, достаточно заглянуть в объявления о приеме на работу.

При этом к автомобилю обычно предъявляются определенные требования, например сниженный расход топлива, малолитражность, нужная работодателю грузоподъемность, вид топлива (газ, бензин, солярка), пассажировместимость и т.д.Компенсация ГСМ сотрудникам использующих личный транспорт

Никто не будет препятствовать гражданину с автомобилем «Роллс-Ройс» занять вакансию водителя-экспедитора, если на то есть его желание.

Но дело в том, что в бюджет предприятия могут быть заложены траты на ГСМ и износ автомобиля с объемом двигателя 1,2 и расходом топлива 5 литров бензина АИ-92 на 100 км при необходимости перевозить сельхозпродукцию.

Поэтому владельца «Роллс-Ройс» предупредят, что оплата ГСМ будет производиться из расчета только в рамках бюджета предприятия, а не реального расхода «Роллс-Ройса» в 15 литров бензина EURO-5 на 100 км.

Разумеется, данный пример утрирован, но он отображает общую тенденцию.

Поэтому претенденту на трудоустройство следует внимательно оценить, в каком объеме работодатель предлагает компенсацию, какую именно работу ему придется исполнять, и уж тем более не подписывать бездумно договор.

Просто нужно помнить, что работодатель в первую очередь заботится о своей выгоде, а не о выгоде работника, а потому любыми способами попытается снизить размеры компенсаций за использование машины, ее износ и ГСМ.

Ссуда и аренда

ГК РФ предусматривает три возможности использования личного транспорта работника: ссуду, аренду и компенсационное пользование, то есть совмещенное с исполнением работником трудовых обязанностей на предприятии.

  1. Ссуда, или бесплатная эксплуатация т/с с его переводом на баланс работодателя.

    При этом все затраты по содержанию автомобиля ложатся на само предприятие.

  2. Аренда, или получение во временное пользование как с экипажем, так и без него.

    В случае аренды транспортного средства без экипажа договор будет иметь чисто имущественный характер и в рамках договора будет установлена стоимость ежемесячной аренды.

    При аренде автомобиля с водителем договор приобретет смешанный характер, поскольку в его основу будут положены как имущественные, так и связанные с оплатой предоставляемых услуг отношения.

Пример приказа для выплаты компенсации за пользование личным имуществом сотрудника

Тип договора. РегламентацияУсловия договораОбязательства арендатора
Фрахтование транспортного средства с водителем (632 ГК)В договоре устанавливаются:1. Предмет договора.2. Срок договора.3. Ответственность сторон за выполнение условий аренды.4. Размер оплаты за аренду а/м.5. Размер оплаты услуг водителя1. Расчет и удержание у источника выплат налогов на доходы физического лица.2. Расчет и перечисление страховых и социальных взносов
Фрахтование без водителяВ договоре, помимо стандартных условий, устанавливается ежемесячный размер оплаты за арендуСтандартные для налогового агента

Важно! Арендная плата является налогооблагаемым доходом, получаемым работником (НДФЛ).

Однако поскольку выплаты по аренде носят гражданско-правовой характер, связанный с передачей внаем имущественных объектов, никакие обязательные платежи по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию из арендной платы не удерживаются.

Выплаты за оказываемые услуги при аренде транспортного средства с экипажем подлежат и налогообложению. А также начислению взносов по всем обязательным видам страхования.

Компенсации за автомобиль и ГСМ

Традиционно при рассмотрении вопросов о компенсациях работнику за горюче-смазочные материалы возникает стойкая ассоциация с использованием личного автомобиля работника в служебных целях. На самом деле ни в Трудовом кодексе, ни в другом нормативном акте речи об автомобиле не идет.

Трудовой кодекс говорит о любом виде личного имущества работника, используемого в производственных целях.Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

То есть работнику положена компенсация во всех случаях применения личного имущества для исполнения своих рабочих обязанностей. При этом имущество может быть любым, включая машины, мотоциклы, моторные и весельные лодки, бензопилы, швейные машинки, лопаты и т.д.

Соответственно, и возмещение трат на ГСМ полагается не только в отношении автомобиля, но и при использовании любой личной вещи, требующей заправки горючим, смазывания и т.д.

Помимо компенсации расходов, связанных с использованием личной вещи работника, Трудовой кодекс обязывает работодателя производить также амортизационные выплаты, то есть компенсации, связанные с износом личной вещи работника.Компенсации по выплате сотрудникам за использование личных автомобилей в служебных целях без путевого листа

Разумеется, для осуществления компенсационных выплат имеются свои строгие правила.

Так, выплаты осуществляются в соответствии с:

  1. Договором между работодателем и работником, в котором изъявляются согласие работника использовать свою личную вещь в служебных целях и обязательство работодателя компенсировать работнику понесенные им расходы на компоненты, необходимые для работы вещи.
  2. Учетом времени использования вещи в связи со служебными нуждами.
  3. Нормативами амортизации и затрат на ГСМ, установленными исходя из технических характеристик вещи либо экспериментальным путем, либо по договоренности между работником и работодателем. Следует знать, что законодательство не устанавливает норм расчета амортизации, оставляя эти на вопросы на усмотрение сторон трудового договора.

Компенсации и налогообложение прибыли предприятия

При использовании автомобиля, находящегося в собственности работника, работодатель не переводит машину на свой баланс и, соответственно, не может отнести ее к основным средствам предприятия. Именно в силу этого предприятие не может списывать расходы на компенсации, как валовый расход предприятия. Поэтому производятся они из чистой прибыли предприятия.

Источник: https://law-world.ru/yuridicheskaya-praktika/kompensaciya/kompensaciya-gsm.html

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 году – Социальный помощник

Возмещение расходов по топливу работнику

Представители некоторых профессий буквально живут в дороге, постоянно находясь в разъездах и длительных командировках. Это относится к курьерам, снабженцам, торговым представителям.

Разумеется, все поездки совершаются в интересах компании, но на первоначальном этапе оплачивать накладные расходы приходится из собственного кармана.

В этом случае, все затраты, понесённые сотрудником на проездные билеты, аренду гостиничных номеров или заправку собственного автомобиля, возмещает работодатель.

Согласно действующему законодательству, работникам компенсируются расходы, сопряжённые с выполнением трудовых обязанностей. Посмотрим, как работает эта норма на практике, когда и в каком размере происходит возмещение.

На что можно рассчитывать

Понятие компенсации понесённых расходов закреплено статьей 164 ТК РФ. Здесь указано, что под этим определением понимаются денежные выплаты, которые покрывают затраты, связанные с исполнением трудовых обязанностей.

Если говорить о конкретике, то под такими расходами подразумевается следующее:

  • использование личного автомобиля сотрудника для служебных нужд;
  • приобретение проездных билетов на общественный транспорт, включая железнодорожные, воздушные и водные пути сообщения;
  • пользование услугами служб коммерческого такси, при условии целесообразности совершения таких поездок;
  • аренда движимого и недвижимого имущества, включая затраты на его содержание и обслуживание.

Важно! Следуя положениям этой статьи, работодатель обязан возместить сотруднику все расходы, понесённые в служебных поездках и командировках, при условии, что эти затраты сделаны в интересах компании. Более того, все финансовые издержки должны быть обоснованными и подкрепляться соответствующими документами: чеками, квитанциями, проездными билетами и пр.

Разобравшись с основными определениями, рассмотрим особенности компенсации каждой статьи расходов в отдельности.

Скачать для просмотра и печати:

Статья 164 Трудового кодекса РФ «Понятие гарантий и компенсаций»

Использование автотранспорта сотрудников

Если в связи со служебной необходимостью работник предприятия пользуется личным автотранспортом, он вправе требовать от руководителя возмещения накладных расходов. Такая практика применима к монтажникам, торговым представителям и снабженцам, которые ввиду специфики работы не могут пользоваться общественным транспортом.

Возмещению подлежат:

  • обслуживание: заправка, мойка, ремонт и пр.;
  • амортизационный износ.

Отметим, что выплата компенсации возможна лишь в тех случаях, когда возможность использования личного авто в служебных целях согласована с работодателем. При этом договорённость должна иметь письменную форму. В теле договора обязательно прописываются условия компенсационных выплат и размер возмещения.

Скачать образец договора о выплате компенсации за использование транспорта сотрудника

Если компания арендует авто у сотрудника

Такая практика актуальна для случаев, когда предприятие не имеет собственного автопарка, поэтому заключает договор аренды автотранспорта с сотрудниками. Здесь порядок возмещения несколько изменяется, и работник вправе требовать от начальства следующих выплат:

  • арендная плата в размере, предусмотренном договором;
  • расходы на содержание авто;
  • затраты, связанные с заправкой и прохождением техосмотра;
  • расходы на ремонт.

Как и в предыдущем случае, письменное соглашение, заверенное подписями сторон, является обязательным условием для подобного рода сделок.

Расходы в поездках

Сюда можно отнести следующие виды затрат:

  • покупка билетов, в том числе, проездных абонементов на все виды общественного транспорта;
  • дополнительные расходы, например, в поездах дальнего следования человек оплачивает постельное бельё.

Такие расходы обычно регулируются внутренним регламентом предприятия, и начальство утверждает список сотрудников, которые могут претендовать на компенсационные выплаты. Возможность таких расходов прописывается в условиях трудового договора.

Компенсация поездок на такси

Такие расходы возможны в ситуациях, когда речь идёт о встрече партнёров, прибывающих самолётами или поездами. В исключительных случаях, услугами коммерческих перевозчиков могут пользоваться курьеры, когда другая возможность выполнить служебные обязанности просто отсутствует.

В целом, порядок возмещения расходов за поездку на такси не отличается от рассмотренных выше вариантов. Такая возможность должна предусматриваться условиями трудового соглашения или внутренними нормативными актами предприятия.

Важно! С компенсацией таких расходов всё не так однозначно. Компенсация возможна лишь в тех случаях, когда пользование услугами коммерческих перевозчиков было действительно необходимо и целесообразно.

Дополнительные затраты

Здесь речь идёт о служебных командировках в другой город, область или за пределы Российской Федерации. По вполне понятным причинам, здесь мало купить проездной билет, поэтому помимо транспортных расходов, сотрудникам возмещаются:

  • затраты на оформление визы и загранпаспорта;
  • комиссионные сборы и госпошлины, связанные с оформлением выездных документов;
  • приобретение медицинской страховки;
  • покупка полиса международного страхования автогражданской ответственности Green Card (в случае необходимости выезда за границу на личном транспорте);
  • суточные расходы на питание;
  • аренда гостиниц или квартир.

Важно! Закон обязывает работодателя выплачивать компенсации, но не регламентирует способы поездки и прочие технические нюансы.

Поэтому руководитель вправе самостоятельно определить маршрут поездки: вид транспорта, конкретные отели, определённые заправки и пр.

Несоблюдение данных предписаний может послужить поводом для отказа в компенсации расходов, если такая возможность предусмотрена условиями договора.

Документальное оформление компенсационных выплат

Возмещение транспортных и иных расходов, понесённых в связи с выполнением трудовых обязанностей, производится на основании заявления сотрудника. Документ составляется в свободной форме на стандартном листе формата А4, и содержит такую информацию:

  • кому: фамилия, инициалы, должность;
  • от кого: фамилия, инициалы, должность;
  • цель и дата поездки;
  • пункт назначения: область, город, адрес места пребывания;
  • сумма расходов.

Подкрепляется заявление документами, подтверждающими факт расходов.

Скачать образец заявления на возмещение понесенных расходов

Как подтвердить затраты

К заявлению прилагаются:

  • проездные билеты до места назначения и обратно, включая транспортные расходы на месте;
  • справки с железнодорожных вокзалов (подтверждает отсутствие поезда, если сотрудник выбрал авиаперелёт);
  • посадочные талоны;
  • гостиничные чеки.

В целом, во время деловых поездок необходимо скрупулезно собирать все чеки и квитанции, вплоть до трамвайных билетов.

Если билеты приобретаются через интернет

Это довольно распространённая услуга, которую предлагают многие транспортные компании. Факт электронной покупки билетов или бронирования номеров в гостиницах подтверждается распечаткой из «Личного кабинета» платёжной системы, через которую проводились средства.

Возмещение расходов на использование личного автомобиля

Порядок и размер такой компенсации обычно оговаривается заранее и закрепляется условиями трудового договора. Поэтому для возмещения расходов обычно нужен только приказ о командировке, подписанный руководителем и чеки с заправочных станций.

Как подтвердить транспортные расходы

Чтобы возместить понесённые расходы в полном объёме, собирается такой пакет документов:

  • копия соглашения о порядке использования персонального авто для нужд предприятия;
  • копия регистрационного свидетельства автотранспорта;
  • первичная документация: путевые и маршрутные листы, служебные записки и прочие бумаги;
  • фактические расходы: квитанции с платной стоянки, заправочные чеки, оплата ремонта и техобслуживания.

Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсационных выплат, поэтому этот вопрос решается в индивидуальном порядке между работодателем и сотрудником. Основные положения по этому вопросу закрепляются внутренними актами предприятия, и условиями трудового соглашения.

При налогообложении компенсация затрат, связанных с использованием автотранспорта, включается в статью «иные расходы», и не может превышать следующих значений:

  • мототехника — 600 рублей;
  • авто с объёмом двигателя до 2 литров — 1 200 рублей;
  • авто с объёмом двигателя более 2 литров — 1 500 рублей.

Суммы указаны для расчётного периода, равного одному календарному месяцу.

Пример

Представим ситуацию, что торговый представитель Иванов заключил с руководителем соглашение на использование личного автотранспорта для нужд предприятия. Условия соглашения следующие:

  • возмещение за эксплуатацию авто — 5 000 рублей ежемесячно;
  • оплата ГСМ из расчёта 7 рублей за 100 км пробега.

За месяц работы Иванов проехал 800 километров. В этом случае, ему полагается:

  • 5 000 — 1 200 = 3 800 рублей за эксплуатацию авто;
  • 7 * 800 : 100 * 45 (средняя цена литра топлива) = 2 520 рублей компенсации за ГСМ.
  • Дорогие читатели!
  • Мы описываем типовые способы решения юридических вопросов, но каждый случай уникален и требует индивидуальной юридической помощи.
  • Для оперативного решения вашей проблемы мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашего сайта.

Если подтверждающая расходы документация отсутствует

В этом случае сотрудник пишет заявление на возмещение понесённых расходов, но работодатель может отказать в выплате компенсации или покрыть затраты частично.

Если возмещение происходит, то обычно учитывается минимально возможный тариф для проезда. Например:

  • поезд — только плацкарт;
  • самолёт — эконом-класс;
  • корабль — каюта 3 класса;
  • автотранспорт — автобусы и трамваи.

Добавим, что в частных структурах порядок такого возмещения обычно предусматривается внутренними нормативными актами.

Посмотрите видео о компенсации за использование сотрудником личного имущества

Источник:

Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Источник: https://xn----gtbho2aetb.xn--p1ai/kompensatsii/vozmeshhenie-transportnyh-rashodov-sotrudniku-v-2019-godu.html

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Возмещение расходов по топливу работнику

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

Источник: http://buh-aktiv.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-rabotniku/

Юрист Ходюков
Добавить комментарий