Образец приказа о распределений подразделений за кадровиками

Кадровые приказы

Образец приказа о распределений подразделений за кадровиками

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

Кадры в порядке – работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

Издаем приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Образец приказа о распределений подразделений за кадровиками

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — это документ, необходимый для делегирования полномочий руководителя иным работникам.

У него нет специальной формы, но тем сложнее кадровикам понять, как его составить.

Кроме того, при определенных обстоятельствах издать приказ будет недостаточно, нужны иные мероприятия, в том числе изменение должностных инструкций. Статья поможет разобраться, как правильно оформить распределение полномочий.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

В небольших организациях, где мало подразделений и трудится один бухгалтер и один кадровик, нет смысла издавать распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками.

Такой документ понадобится в случаях, когда компания крупная, у нее большой штат, в отделе кадров, бухгалтерии или ином отделе взаимодействуют по нескольку специалистов.

Чтобы разделить, кто чем занимается и за какой участок работы отвечает, руководитель распределяет функции и полномочия между подчиненными.

К примеру, если в бухгалтерии трудятся главбух, экономист и кассир, одному поручают ведение учета и документации, другому — планирование и отчетность, третьему — контроль за выдачей подотчетных сумм и начисление зарплаты. Таким образом, приказ о распределении функциональных обязанностей не только разграничивает деятельность работников, но и:

  • повышает согласованность действий между работниками подразделения;
  • упрощает и совершенствует процесс управления производственными процессами и персоналом.

Распределять полномочия руководитель может не только внутри одного подразделения, но и между руководителями разных отделов.

Например, для выполнения требований по охране труда начальник может определить, чем занимается каждое из существующих в организации подразделений: кто проводит инструктажи, кто обеспечивает саму безопасность на разных участках, кто занимается подготовкой внутренней документации и проверкой ее соответствия законодательству. В этом случае тоже придется составить приказ о распределении обязанностей (на строительном объекте, в школе, на заводе, в офисе, иной организации).

Если в компании появляется новое подразделение и сотрудник, который будет заниматься, например, той же охраной труда, надо оформить перераспределение полномочий и часть работы от других сотрудников передать ему. К такому методу прибегают также, если:

  • работник уволился (ушел в декретный отпуск, на длительный больничный), на его место пока не нашли другого специалиста, но выполнять работу надо;
  • один сотрудник более загружен, чем другой;
  • появились иные лица, которые будут заниматься определенной деятельностью.

Как оформить распределение и перераспределение полномочий

Работник обязан выполнять трудовые функции в оговоренных трудовым договором и должностной инструкцией рамках. Если начальник распределяет (перераспределяет) полномочия, не меняя трудовой функции, ничего, кроме соответствующего распоряжения, кадровику делать не надо.

Приказ о распределении обязанностей в бухгалтерии, отделе кадров или между подразделениями всегда составляют в свободной форме, но с учетом общих правил, применяемых к структуре. Стандартный документ будет содержать:

  • шапку с наименованием организации, ее регистрационными данными;
  • название, дату составления и регистрационный номер;
  • вводную и распорядительную части — для чего издается, какие правила принимаются;
  • заключительную часть — кто контролирует исполнение поручений, кто подписал приказ.

Пример (для бухгалтерии)

Аналогичную структуру будет иметь и приказ о перераспределении обязанностей между сотрудниками: в качестве цели мероприятия тоже можно указать «для улучшения работы» или «для повышения эффективности деятельности подразделения».

В обоих случаях с приказами надо знакомить лиц, на которых они распространяются.

Если на работника придется «повесить» дополнительные обязанности, необходимо получить его письменное согласие на это. Такое же согласие надо получить, если будут вноситься изменения в должностную инструкцию.

В случаях, когда планируется доплачивать за выполнение новых работ, изменить название должности, внести иные изменения существенных условий трудового договора, работодатель обязан заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.

Скачать образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками

Скачать образец приказа о перераспределении должностных обязанностей

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/izdaem-prikaz-o-raspredelenii-obyazannostey-mezhdu-sotrudnikami

➤ Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Образец приказа о распределений подразделений за кадровиками

Расскажем, как правильно составить и оформить приказ о распределении трудовых функций сотрудников. Скачайте образец распорядительного документа и узнайте, какие реквизиты в нем необходимо заполнить, чтобы придать ему юридическую силу.

Скачайте полезные документы:

В каких случаях составляется приказ о распределении обязанностей

При приеме на работу каждый сотрудник знакомится с кругом обязанностей, которые определены его трудовой функцией. Полное описание функционала, который вменяется ему в обязанности, содержит трудовой договор и должностная инструкция. 

На небольших предприятиях, где сотрудникам приходится совмещать функции по нескольким должностям, распределение обязанностей для конкретного рабочего места легко предусмотреть сразу, при составлении должностной инструкции.

Но в крупных организациях должностные инструкции составляют на определенную должность, занимать которую могут несколько специалистов одного подразделения.

Таким образом, должностная инструкция устанавливает для них одинаковые обязанности. 

Отсутствие четкого разграничения функционала между сотрудниками приводит к выполнению двойной работы. Кроме того, объемы выполняемых сотрудником заданий зависят от:

  • специфики конкретного рабочего места,
  • квалификации и опыта исполнителя,
  • его ответственности и добросовестности.

В результате нагрузка и ответственность распределяется по исполнителям неравномерно. В итоге, получая одинаковую зарплату и занимая одинаковые должности, специалисты выполняют разный объем работы. 

Чтобы устранить подобные накладки и диспропорции, руководство организации вправе конкретизировать выполняемый сотрудниками функционал и четко распределить обязанности между ними, оставив прежней трудовую функцию или скорректировав ее.

Согласно письму Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, корректировать должностные обязанности — полномочие руководителя компании.

Изменение функционала работников осуществляется на основании приказа о распределении обязанностей между сотрудниками. 

При этом если трудовая функция работника остается прежней и меняется только объем поручаемой ему работы, достаточно только издать приказ о распределении обязанностей.

В том случае, когда должностные обязанности сотрудника меняются, одного приказа будет недостаточно — потребуется письменное согласие сотрудника на изменение условий труда.

Кроме того, придется заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. 

Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении должностной инструкции

Обратите внимание! Согласно статье 72 ТК РФ, работодатель не имеет права по собственной инициативе и без согласия работника расширять его должностные обязанности, он может их только конкретизировать.

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками составляют с целью:

  • разграничить зоны ответственности;
  • конкретизировать трудовой функционал каждого работника;
  • повысить взаимодействие между исполнителями;
  • исключить выполнение двойной работы;
  • повысить контролируемость, оперативность и качество исполнения управленческих решений. 

Как оформить и составить приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Унифицированной формы приказа о распределении обязанностей нет, поэтому работодатель вправе составить его в произвольной форме, утвержденной локальным нормативным актом – инструкцией или положением о делопроизводстве. При составлении документа нужно учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общие правила к структуре содержательной части распорядительных документов. 

Приказ о распределении обязанностей состоит из:

  • шапки, в которой указана справочная информация об организации, ее наименование, регистрационные данные, адрес и контактные телефоны;
  • наименования документа, даты и места составления, регистрационного номера;
  • вводной и распорядительной частей — с какой целью составили приказ, какие поручения и кому дают, кто будет контролировать их исполнение;
  • указания должности, фамилии и инициалов лица, которые подписывают документ, его собственноручной подписи. 

Кроме того, особое внимание при оформлении приказа о распределении обязанностей следует обратить на наличие реквизитов, которые ГОСТ Р 7.0.97-2016 относит к обязательным, то есть придающим документу юридическую силу (скачайте примеры оформления реквизитов ГОСТ в начале статьи). В этот перечень реквизитов входят:

  • наименование организации в точном соответствии с уставными документами;
  • указание организационно-правовой формы компании;
  • дата и место составления или издания распоряжения;
  • регистрационный номер, присвоенный приказу и указанный в регистрационной книге;
  • название вида документа (приказ);
  • заголовок;
  • текстовая часть;
  • подпись руководителя с расшифровкой и указание даты подписания;
  • отметка о наличии приложений, если таковые имеются. 

Образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками одного подразделения

Как и сколько хранятся приказы о распределении обязанностей

Текущее хранение приказов, как правило, поручают кадровой службе или же эти функции возлагают на секретаря в соответствии с приказом, подписанным руководителем организации. Для регистрации и учета издаваемых приказов используют специальные журналы. Как правило, для учета каждого вида приказов заводят отдельный журнал. 

Сотрудник, назначенный ответственным за текущее хранение этого типа распорядительных документов, подшивает их в дело. По окончании календарного года папке с делом присваивают регистрационный номер в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Затем ее передают на архивное хранение. 

Приказ о распределении обязанностей относится к документам по основной деятельности. Это распоряжения и приказы, которые содержат управленческие и административные решения руководства организации. Как правило, эти распоряжения касаются вопросов производственной деятельности, реализации продукции, планирования, финансирования. 

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утвержденному приказом № 558 Министерства культуры РФ, приказы по основной деятельности должны храниться в архиве организации постоянно. В случае ликвидации предприятия, ее архив передают на хранение в муниципальный. 

Итог:Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками составляется в произвольной форме. Законную силу ему придет наличие обязательных реквизитов.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211337-raspredelenie-obyazannostey-mejdu-sotrudnikami-19-m9

Образец приказа о распределений подразделений за кадровиками

Образец приказа о распределений подразделений за кадровиками

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 «». РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению.

Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Приказ о создании обособленного подразделения

В данном случае в качестве основания можно сослаться на конкретную статью в законе, дающую право предприятиям и организациям создавать обособленные подразделения или просто написать что-нибудь вроде: «В связи с развитием предприятия», «расширением организационной структуры» и т.п.

Так или иначе, приказ должен содержать в себя ряд определенных сведений, а именно: номер, дату и место создания — населенный пункт, в котором зарегистрирована компания и ее полное наименование; отразить факт создания обособленного подразделения; указать его статус (филиал или представительство); указать адрес, по которому оно будет находиться;

Кадровое делопроизводство: распорядительная документация

Вторая группа — приказы (распоряжения) по личному составу регулируют трудовые отношения у конкретного работодателя.

Они документируют основные кадровые процедуры — прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование. Третья группа – приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам. Они издаются при решении организационных, хозяйственных, бытовых вопросов.

Документы, входящие в первую и третью группу, охватывают хозяйственную деятельность в целом и к кадровым вопросам относятся только косвенно. Вторую группу, напротив, образуют кадровые документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работников.

Многие из этих документов имеют унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом Российской Федерации. В соответствии с общими требованиями государственного стандарта — «Унифицированная система документации.

Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы. Инфо Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):- о приеме на работу,- о переводе на другую работу (перемещении)- об увольнении2.

Приказы о командировках.3. Приказы о предоставлении отпуска4.

Приказы по основной деятельности компании- о дисциплинарных взысканиях,- о совмещении,- о поощрении,- об установлении надбавки к окладу,- об изменении персональных данных работника,- о присвоении разрядов, классности,- об изменении условий труда,- обязательные приказы.

Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение).

Также, согласно п.

Провести полную инвентаризацию видеооборудования в срок до 20 февраля 2009 года.

3. Ведущему специалисту по электронно-техническому обеспечению Щербакову Ю.И.

предоставить акты установки видеооборудования с приложением схем.

4. Результаты проверки доложить актом к 25 февраля 2009 года. Генеральный директор Ступина М.Ю.

Ступина С приказом ознакомлен: Подписи лиц, указанных в приказе Закрытое акционерное общество «Парус» ЗАО «Парус» 12 февраля 2009 г.

временное исполнение ее обязанностей, согласно должностной инструкции старшего товароведа, возложить на товароведа того же отдела Токареву Людмилу Алексеевну с ее письменного согласия.

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Подробнее об этом в следующих разделах.

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений. Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе.

Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется. Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива. Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

  1. о параллельном перемещении сотрудников, например с

Приказы по кадрам

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) ПО КАДРАМ: ОПРЕДЕЛЕНИЕ, ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ НАЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ Приказ по кадрам — документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по основным вопросам кадровой работы.

Полномочиями на издание приказов по кадрам, как правило, наделяется руководитель предприятия (организации, учреждения). К его полномочиям также относится отмена ранее изданных приказов, а в необходимых случаях — и ранее изданных распоряжений по кадрам.

Распоряжение по кадрам — документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по второстепенным вопросам кадровой работы.

Полномочиями на издание распоряжений по кадрам обычно наделяются заместители руководителя предприятия (организации, учреждения), а также руководители обособленных структурных подразделений.

Все приказы (распоряжения) по кадрам можно условно разделить на две функциональные группы: 1) издаваемые для документирования управленческих решений, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работников предприятия (организации, учреждения); 2) издаваемые для документирования управленческих решений по другим вопросам кадровой работы, непосредственно не связанных с трудовой деятельностью работников предприятия (организации, учреждения).

В следующих статьях мы сосредоточимся на приказах (распоряжениях), относящихся к первой функциональной группе, уделив особое внимание типичным ошибкам в: — приказах (распоряжениях) о приеме на работу; — приказах (распоряжениях) о переводе на другую работу; — приказах (распоряжениях) об увольнении (прекращении (расторжении) трудового договора). Примерная классификация приказов по кадрам представлена на рисунке.

Инструкция по кадровому делопроизводству (образец заполнения)

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии.», «В целях.», «Во исполнение.» и т.д.

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа (в творительном падеже), его дата, номер и заголовок.

Здесь же может даваться краткая характеристика рассматриваемого вопроса, в том числе с указанием недостатков и упущений.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, то констатирующую часть можно опустить.

Констатирующая часть в приказе заканчивается словом «приказываю», которое печатается вразрядку, с новой строки без отступа от левого поля строчными буквами.

Источник: https://dtp-sovetnik.ru/obrazec-prikaza-o-raspredelenij-podrazdelenij-za-kadrovikami-96930/

Инструкция: оформляем приказ о распределении обязанностей между работниками

Образец приказа о распределений подразделений за кадровиками

Шаблоны и формы Приказ о распределении функциональных обязанностей — это распорядительный документ, которым утверждается перечень того, что должен делать работник, и как эти полномочия распределяются между коллегами. 25 июля 2019 Иванова Наталья

Для эффективной деятельности любого учреждения необходимо оптимальное распределение функционала между сотрудниками. Практический опыт говорит о том, что:

  • работники имеют различную нагрузку;
  • отсутствует четкое разграничение функционала как между работниками, так и подразделениями организаций.

Как следствие, отсутствует однозначный ответ на вопрос, кто и за что несет ответственность. Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками или перераспределении функций на системном уровне даст возможность организации оптимально распределить задачи между сотрудниками, ликвидировать пробелы в реализации задач и предотвратить возникновение новых проблем.

Системное разделение труда позволяет обеспечить персонал работой по тем направлениям, которые соответствуют их уровню, профессиональным возможностям и навыкам. При распределении обязанностей руководитель определяет конкретные функции сотрудников и подразделений, основанные на принципах.

ПринципПрименение принципа
Разделение подразделений на одинаковые по численности группыШтат организации включает сотрудников с идентичными профессиональными качествами, а для исполнения поручения необходимо четко определенное число работников
Ориентир на основные направления деятельности подразделенияНаиболее популярный, связан с формированием подразделений на основании общности задач, стоящих перед ними
ТерриториальныйНахождение подразделений на разных территориях
Распределение с учетом вида производимых продуктовИмеет место в быстро развивающихся организациях, увеличивающих перечень выпускаемых товаров. Не допускается путаница между структурами, каждая из которых представляет собой мини-организацию
Учет мнения потребителяИспользуется в сферах, где клиент играет решающую роль (сфера услуг)

Перераспределение обязанностей — это изменение функционала сотрудников из-за недогруженности одних и перегруженности других. Изменяя функционал, руководитель должен быть уверен, что специалист, которому они поручены, имеет достаточно навыков для исполнения. Проводя процедуру перераспределения, нужно:

  • скорректировать должностные инструкции;
  • ознакомить с ними работников;
  • дополнительно обучить новым направлениям;
  • учесть обновление функционала в системе мотивации.

Особенности для бухгалтерии

Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:

  1. Определить объем работы конкретного сотрудника.
  2. Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
  3. При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
  4. После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
  5. Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
  6. Проводить аттестацию.

Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:

  • тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
  • делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
  • мотивация работников (материальная и нематериальная);
  • регулярный контроль выполнения задач.

Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:

  • главный бухгалтер;
  • заместитель;
  • специалист для расчета зарплаты;
  • кассир;
  • ревизор;
  • бухгалтер по работе с основными средствами.

Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:

  • учет операций по хоздеятельности;
  • контроль документов, сверка данных;
  • отражение сведений на учетных счетах;
  • формирование отчетов.

По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:

  • снижение числа злоупотреблений;
  • перекрестный контроль работников;
  • повышение эффективности труда.

Как оформить

Перераспределение функций между работниками возможно только при наличии их письменного согласия.

В этих целях руководство должно издать распорядительный документ по организации — приказ о перераспределении обязанностей. До утверждения этого документа перераспределять нагрузку не разрешено.

Приняв распорядительный документ, вносить корректировки в должностную инструкцию не обязательно.

Какие документы понадобятся

Определение перечня обязанностей сотрудника — полномочие руководителя организации. Письмо Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6 подтверждает право работодателя принимать и вносить изменения в штатное расписание организации и должностные инструкции сотрудников.

Перераспределяя функционал, руководитель должен принять во внимание следующее:

  1. Внесение изменений в действующие должностные обязанности при условии, что такие изменения корректируют трудовую функцию человека, является изменением существенных условий трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ) и проводится по правилам ст. 72 ТК РФ при наличии соглашения сторон.
  2. Изменение обязанностей без корректировки существенных условий (зарплата, режим работы и т. п.) относится к уточнению должностной инструкции и может быть осуществлено работодателем в одностороннем порядке (Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 29.08.2014 № 33-8933/2014).

Для распределения функций руководителю понадобится издать приказ по организации и, в зависимости от вносимых изменений, оформить пакет документов.

Как оформить приказ

Распорядительный документ по перераспределению обязанностей содержит сведения о:

  • названии учреждения;
  • дате и номере документа;
  • наименовании приказа;
  • обосновании причин издания;
  • списка указаний и обязанностей;
  • должности, Ф.И.О., подписи руководителя;
  • перечне работников, которым надо ознакомиться с приказом.

Структура документа включает:

Раздел
Шапка
  • название организации,
  • название документа,
  • дата формирования,
  • номер.
ПреамбулаПояснение причин необходимости и актуальности разработки.
Основная частьКонкретные условия перераспределения функционала между работниками, перечень функций по направлениям деятельности.
Реквизиты подписи документа
  • Ф.И.О.;
  • должность;
  • подпись начальника предприятия.
Ознакомление с документомПеречень сотрудников с Ф.И.О. и должностями, которым надлежит ознакомиться с содержанием документа.

Приказ оформляется на бланке организации (при его наличии). Печать не ставится.

Как и сколько хранить

Приказ по распределению обязанностей относится к категории документов, связанных с общей деятельностью учреждения.

Если в организации принят бумажный документооборот, приказы подшиваются в папку, отражающую общую деятельность. При электронной системе хранения доступ к файлам должны иметь уполномоченные работники.

Секретарь хранит подобные документы организации или лицо, которое уполномочено вести в организации документооборот.

Срок хранения приказов по распределению обязанностей неограничен и является постоянным (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-oformlyaem-prikaz-o-raspredelenii-obyazannostey-mezhdu-rabotnikami

Если секретарь еще и кадровик

Образец приказа о распределений подразделений за кадровиками

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.

СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2).

Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

Обязательные документы по кадрам

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.

Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей.

Этот список не является исчерпывающим.

Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

Документы по защите персональных данных

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Дополнительно необходимы:

• письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;

• письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;

• особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу.

Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения.

Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).

Приказы по личному составу

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

• приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

• о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

• о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

• о направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

• о поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют.

Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска.

Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2017/sekretar_kadrovik/

Юрист Ходюков
Добавить комментарий