Обязан ли ип вести журнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Обязан ли ип вести журнал регистрации кадровых приказов

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  • оплата труда, доплаты и премирование;
  • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  • дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  • утверждения обновления штатного расписания;
  • назначения работников на руководящие посты;
  • сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  2. Название распорядительного документа.
  3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
  2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2019 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/

Для микропредприятий и ИП отменили кадровый учет

Обязан ли ип вести журнал регистрации кадровых приказов

Бытует мнение, что отмена кадрового учёта для маленьких компаний и ИП позволяет совершенно не думать о нём. Однако это далеко не всегда верно. Некоторые предприниматели обязаны составлять целый ряд документов. В связи с этим важно тщательно разобраться в этом вопросе.

Когда ИП нужно вести кадровый учёт

Если индивидуальный предприниматель принимает персонал, у него возникает обязанность ведения кадрового учёта. В тех случаях, когда вся деятельность осуществляется единолично ИП, никаких дополнительных документов оформлять не придётся.

Когда работников принимают в штат, следует в обязательном порядке оформить соответствующие документы. В 2019 году это необязательно должны быть правильно заполненные трудовые книжки. Их можно заменить трудовым договором.

Как только трудовой договор подписан, у маленьких компаний, а также ИП возникает необходимость вести учёт. При этом важно следовать действующему законодательству.

Несоблюдение его положений, а также отсутствие необходимых кадровых документов, грозит работодателю привлечением к ответственности, в том числе уголовной.

В связи с этим трудовая инспекция вправе провести соответствующую проверку и запросить документы, которые должны обязательно вестись.

В процессе ведения кадрового учёта у предпринимателя возникают права и обязанности. Каждому предпринимателю важно знать, какие из них основные. Это поможет избежать целого ряда проблем, а также облегчить ведение учёта.

Среди прав можно выделить следующие:

  • предприниматель может заключать как срочные трудовые договора, так и на неопределённый период;
  • издавать приказы, которые основываются на подписанных соглашениях;
  • заключать коллективные трудовые договора;
  • обучать сотрудников основам охраны труда, после чего контролировать знания по этой теме.

Несмотря на то, что сегодня действует закон об упрощении кадровых документов, формулировки в нём достаточно размыты. Не стоит рассчитывать на полную отмену учёта, поэтому важно точно понимать обязанности предпринимателя в этой сфере:

  • вести трудовые книжки и оформлять их тем, кто устроился на работу впервые;
  • обеспечивать сотрудников свидетельствами, подтверждающими участие в пенсионном страховании;
  • принятие локальных нормативных актов, содержащих информацию по отношениям с работниками.

Знать свои права и обязанности небольшим организациям и ИП мало. Гораздо важнее чётко соблюдать все условия.

Обязательная документация по кадрам

Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками. Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке. Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.

Для правильного ведения кадрового учета ИП придётся использовать три группы документов:

  1. Внутренние нормативные акты – это распорядок труда, инструкции, положения о премировании, графике работы, заработной плате и другие. Они помогают при необходимости доказать работодателю правоту в суде.
  2. Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие. Также к этой группе относятся табель, график отпусков, штатное расписание.
  3. Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.

С одной стороны бухучёт ИП ведется в упрощённом виде. С другой стороны – кадровые документы для микробизнеса полностью не отменили. Может потребоваться формировать и другие соглашения.

Ведение трудовых книжек у ИП

Если предприниматель принимает на работу нового сотрудника, он как работодатель обязан заполнить соответствующие документы: приказ о приёме на работу, а также заполнить трудовую книжку. Их оформление осуществляется на основании российского законодательства.

Когда наёмные работники принимаются на должность к ИП, может сложиться две ситуации:

  1. Когда будущий сотрудник имеет на руках трудовую книжку, предприниматель должен заполнить её соответствующим образом.
  2. Если же сотрудник принят на работу впервые, предпринимателю придётся завести ему такой документ. Только после этого можно внести запись о приёме.

Важно правильно отражать соответствующие сведения в трудовой книжке: увольнение, приём на работу, перевод на другую должность должны обязательно указываться в ней.

Введение упрощенного кадрового учёта позволило ИП пользоваться типовой формой трудового договора как альтернативой традиционному документу. Получается, что в этом случае вести трудовые книжки не обязательно, от их оформления можно отказаться. Однако такая подмена нередко приводит к проблемам в случае подачи в суд.

Важно чётко определиться, какие именно документы использовать в учёте. После этого следует придерживаться выбранной стратегии.

Ответственность предпринимателя

Выше было рассказано о том, что существуют обязательные кадровые документы для ИП. Однако далеко не все прилагают максимум усилий для правильного ведения кадрового учёта.

В конечном итоге работодатель может столкнуться с тем, что придётся нести ответственность. Для ИП в 2019 году предусмотрены три группы наказаний: административные, уголовные, материальные.

Индивидуальным предпринимателям важно изучить все виды.

Административная ответственность предусмотрена в нескольких ситуациях:

  1. При необоснованном отказе от заключения коллективного соглашения штраф составит от трёх до пяти тысяч рублей.
  2. Неправильные сбор, хранение, а также применение сведений о работнике грозит штрафом. Заплатить придётся от 500 до 1 000 рублей.
  3. Работа без оформления трудовых отношений соответствующей формы договором, а также уклонение от его заключения влечет наложение штрафа размером от 5 до 20 тысяч рублей. Повторное привлечение за такое нарушение приведет к увеличению денежного наказания. Придётся заплатить 30-40 тысяч рублей.
  4. Незаконное использование труда иностранцев, отказ от уведомления миграционной службы о приёме на работу таких граждан приводит к наложению штрафа. Его размер зависит от квалификации иностранного гражданина и места деятельности.

Уголовная ответственность также может наступить в нескольких случаях:

  • увольнение беременной, а также женщины, у которой дети младше трёх лет. В этом случае придётся заплатить штраф до двухсот тысяч или отработать 180 часов;
  • задержка заработной платы на срок более двух месяцев в корыстных или личных целях грозит наказанием в размере до 500 тысяч рублей.

Материальная ответственность наступает при задержке заработной платы. В этом случае придётся выплатить работнику просрочку, рассчитываемую исходя из ставки рефинансирования – 1/300 за каждый день.

Кадровый учёт ИП на аутсорсе

Нередко для ведения кадрового учёта предприниматели привлекают сторонние организации, предлагающие услуги аутсорсинга.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Причинами для этого служат:

  • высокая стоимость найма компетентного кадрового сотрудника;
  • отсутствие достаточных знаний по делопроизводству у штатного работника, на которого возложены дополнительные обязанности.

Привлечение ИП аутсорсера приводит к оптимизации расходов в сочетании с профессиональным ведением учёта. Благодаря материальной ответственности сторонних организаций, они гарантируют, что кадровые документы будут вестись исключительно в соответствии с законодательством.

Не стоит пренебрегать помощью аутсорсеров. Важно помнить: несмотря на то, что полный кадровый учёт для микропредприятий и ИП отменили, часть документов остаются обязательными. Грамотное составление их поможет не столкнуться с серьёзной ответственностью.

Современное законодательство содержит положения о том, что предприниматели могут не вести полный кадровый учёт. Однако отказаться полностью от него не получится. Между тем, нарушение правил учёта ведёт к серьезной ответственности. Поэтому важно понимать, какие документы необходимы, правильно и своевременно оформлять их.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/otmena-ucheta

Какие журналы регистрации кадровых документов необходимы? · Энциклопедия начинающего предпринимателя

Обязан ли ип вести журнал регистрации кадровых приказов

13:00, 03 октября 2013 3   20   8174

В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.

Их можно разделить на:

  •   локальные акты,
  •   договоры,
  •   приказы,
  •   основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.)

Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации.

Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.

Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Нужно ли регистрировать локальные акты?

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему.  Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.

Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:

  1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
  2. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля»;
  3.  «Журнала учета проверок состояния воинского учета» ( можно завести при первой проверке);
  4. «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;.
  5. «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
  6. «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным).

В следующей статье мы покажем, как разработать регистрационную форм для учета приказов, трудовых договоров, входящих документов.

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/kakie-zhurnaly-registracii-kadrovyx-dokumentov-neobxodimy/

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве – СИЗ, нормы, инструкции

Обязан ли ип вести журнал регистрации кадровых приказов

13:00, 03 октября 2013 2   20   6117

В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.

Кадровые журналы ведение которых обязательно 2018

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2018

  • Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
  • Кадровое делопроизводство — журналы учета
  • Журналы
  • Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
  • Документы предприятия службы
  • Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Конструктор документов Кадры Кадровые документы Журналы В кадровом делопроизводстве распространена журнальная форма регистрации документов. Журналы регистрации используются для сохранности и учета документов, а также могут быть востребованы в спорных ситуациях между работодателем и работником, как дополнительное доказательство своевременности издания документа. Виды Кадровыми работниками ведутся, в частности, следующие журналы:

Кадровый учет с нуля пошагово

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя.

Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или «Инструкции по кадровому делопроизводству».

В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

Источник: http://rossiz.ru/obyazatelnye-zhurnaly-ucheta-v-kadrovom-deloproizvodstve/

Обязан ли ип вести журнал регистрации кадровых приказов

Обязан ли ип вести журнал регистрации кадровых приказов

Виды приказов по движению кадров К приказам, имеющим срок хранения до семидесяти пяти лет, относятся следующие: О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.

О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника. О перемещении работников перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.

Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям. О направлении сотрудников в командировку зарубежную, длительную.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Ведение кадров у ИП
  • Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
  • Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации
  • Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу
  • Обязательные кадровые документы в 2018, наличие которых важно контролировать руководителю
  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета
  • Журнал регистрации приказов по личному составу
  • Журнал регистрации приказов
  • Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Ведение кадров у ИП

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно. Зачем нужен журнал Значение журнала понять не сложно: Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко — суть, ФИО работника и т.

Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия. При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу.

При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся: Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать: При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям.

Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц.

В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал Значение журнала понять не сложно: Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

Источник: https://pannier-bruno.com/tamozhennoe-pravo/obyazan-li-ip-vesti-zhurnal-registratsii-kadrovih-prikazov.php

Зачем нужен журнал регистрации приказов и к его вести

Обязан ли ип вести журнал регистрации кадровых приказов

   Ни одним российским правовым актом не установлена обязанность работодателя вести журнал регистрации приказов, однако ФСТ требует регистрировать все кадровые документы, носящие справочный характер.

Иногда проверяющие или надзорные органы требуют предоставить копию приказа, которая, по сути, будет являться справочным документом, а потому как сам приказ несёт справочную информацию, регистрировать приказы всё же нужно.

Зачем регистрировать приказы

Чтобы не допускать неразберихи в номенклатурных папках, нужно соблюдать важное правило: вкладывать в дело приказы нужно в хронологическом порядке. В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху.

Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок.

А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении.

Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней.

Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.

Кроме того, регистрационный журнал может стать доказательством того, что приказ был издан и зарегистрирован в указанный срок, а не распечатан вчера и не оформлен задним числом.

Пример

В суде разбирается дело о незаконном увольнении за нарушение дисциплины. Судья требует представить доказательства того, что в отношении сотрудника издавался приказ по дисциплине, ведь только на основании его можно оформлять увольнение.

Доказательством существования дисциплинарного приказа и будет копия журнала регистрации, при соблюдении хронологического порядка формирования дела.

Также регистрационный журнал может быть основой описи в случае передачи дела в архив, при этом не нужно переписывать все документы из папки, достаточно снять копию с таблицы журнала.

Как оформить

Регистрационные журналы нужно оформлять при открытии нового дела или тома, если папка заполнена (максимум листов в деле – 250). Бланк журнала можно купить в магазине канцтоваров, заказать в типографии или распечатать самостоятельно (что дешевле, особенно, если документооборот в компании небольшой).

В структуре журнала всего 2 элемента:

  • титульная страница;
  • таблица.

На титульной странице должны быть указаны сведения:

  • название фирмы или ИП;
  • название структурного подразделения (в нашем случае «Отдел кадров»);
  • номер дела по номенклатуре;
  • номер тома;
  • название («Журнал регистрации приказов по…»);
  • дата открытия дела («Начат 01 сентября 2016г.»);
  • дата закрытия (прописывается вручную в день окончания);
  • количество листов (тоже пишется в день закрытия);
  • срок хранения (5 лет в отношении общих приказов, 75 – индивидуальных);
  • место оформления (город, посёлок и т.д.).

Таблица должна содержать столбцы:

  • порядковый номер;
  • число приказа;
  • номер приказа;
  • ФИО и должность сотрудника (если приказ по персоналу);
  • сущность приказа (если он по основной деятельности);
  • примечание.

Важно

Если решите самостоятельно распечатать бланк, то можно подсчитать примерное количество листов с таблицей. Если в деле не может быть больше 250 листов, то и строк в журнале не будет больше этого количества. Разделите 250 на количество строчек, помещающихся на странице, получите требуемое количество страниц.

Листы журнала пронумеруйте датером или вручную, прошейте их и скрепите прошивку пломбиром с указанием количества листов.

Как заполнять журнал регистрации приказов

При заполнении журнала нужно соблюдать условия:

  • порядковые номера начинаются с 1-го и продолжаются;
  • дата приказа должна соответствовать дате издания, а не оформления регистрационной записи;
  • в примечаниях можно указать на дополнительные документы и место их хранения, делать запись об аннулировании приказа;
  • должна соблюдаться хронология и последовательность номеров;
  • при обнаружении ошибки журнал закрывается вместе с делом.

Для наглядности посмотрите, как заполняется журнал регистрации по дисциплине (пример заполнения скачать здесь). 

Как вести журнал регистрации приказов

Перед изданием приказа ему нужно присвоить номер, а чтобы узнать следующий по порядку, нужно заглянуть в журнал: какой номер последний. Дальше следуем алгоритму:

  • в журнале карандашом заполняем реквизиты приказа;
  • распечатываем и визируем приказ;
  • стираем карандаш в журнале и записываем сведения ручкой.

Совет

Зачем это нужно: если проект приказа будет отклонён руководителем, а запись сделана капитально, что считается ошибкой, журнал вместе с делом придётся закрыть и заводить новый. Если есть уверенность, что приказ будет завизирован, карандаш можно не использовать.

Когда дело закрывается (с окончанием года или по наполненности), оставшиеся пустые строчки нужно перечеркнуть зигзагом.

Можно ли журнал регистрации приказов вести в электронном виде

Кадровик может пользоваться любой лицензированной компьютерной программой,ориентированной на кадры. Сейчас почти все программы содержат функцию формирования электронного регистрационного журнала: система сама присваивает номера приказам с возможностью редактирования. В любой момент журнал можно сформировать в программе и распечатать.

Однако не стоит пренебрегать и бумажным вариантом по причинам:

  • возможный сбой системы;
  • смена программы;
  • обновление версии.

Кроме того, при расхождении сведений в бумажном и электронном вариантах журнала, предпочтение отдаётся рукописной информации.

Нюансы

  Нужно избегать коррекции записей в журнале (подчисток, приписок, зачёркиваний), это может быть признано ошибкой, что ведёт к закрытию дела. Чтобы избежать нареканий со стороны проверяющих и не закрывать дело, поступите банально: перепишите журнал без ошибок.

Если есть необходимость оформить запись задним числом, например, если номер приказа был зарезервирован, но его реквизиты не обозначены в журнале, а под этим номером издан другой приказ, можно поступить так:

  • распечатать или завести новый бланк журнала, скопировав титульную страницу;
  • переписать строки до нужного номера;
  • вписать сведения о «забытом» приказе, присвоив ему порядковый номер с дробью (например, за номером 13 последует 13/1);
  • продолжить записи со следующего номера (по старому журналу).

Не забудьте вложить приказ с дробным номером в папку, соблюдая хронологию.

Совет

Проверяющим не обязательно предоставлять оригинал журнала, достаточно заверенной копии. Однако в суде может потребоваться и оригинал.

Источник: https://pravo-v-dele.ru/deloproizv/prikazy/zhurnal-registracii.html

Юрист Ходюков
Добавить комментарий