Электронный больничный лист в 2018 году действия работодателя

Действия работодателя с электронным больничным листом в 2019 году

Электронный больничный лист в 2018 году действия работодателя

Больничный лист является обязательным документом при временной нетрудоспособности сотрудника. Он предоставляется работодателю после болезни и служит подтверждением уважительной причины отсутствия на рабочем месте. А также является основанием для выплаты компенсации при временной потере трудоспособности.

Многие привыкли к тому, что больничный выдается лечебным заведением в бумажном формате. Однако, с 1 июля 2017 года данный документ приобрел и электронный вид.

В этой статье рассмотрим, что представляет из себя электронный больничный лист в 2019 году, а также действия работодателя при работе с ним.

Для чего нужен электронный формат?

С развитием информационных технологий все больше происходитавтоматизация процессов взаимодействия между людьми и организациями. Постепеннореализуется уход от бумажного документооборота к цифровому. Внедрение электронныхлистков нетрудоспособности (ЭЛН) не стало исключением.

В свою очередь, введение ЭЛН обусловлено следующей необходимостью:

1. Удобство и надежность хранения информации

Больничные листки в электронной форме хранятся в единой базе данных. Потеря или гибель информации исключена ввиду высокой отказоустойчивости систем и регламентного резервирования.

К тому же, работа со компьютерными базами намного удобнее. Например, поиск нужного документа занимает несколько секунд. Для этого нужен только выход в интернет и доступ к единой информационной системе.

В то время, как в бумажных архивах на это могло уйти несколько часов.

2.  Снижениефальсификации документа

Поскольку, подделка бумажных листов нетрудоспособности довольно распространенный случай, то принятые меры исключают вероятность мошенничества. Подлинность ЭЛН заверяется цифровыми подписями, а на каждом уровне взаимодействия применяются повышенные меры разграничения прав доступа к документам.

3. Доступность и легкость работы

База электронных больничных доступна всем участникамформирования ЭЛН в рамках своих полномочий:

  • Сотруднику;
  • Работодателю;
  • Лечебному учреждению;
  • Бюро медико-социальной экспертизы.
  • Фонд Социального Страхования России.

При этом не требуется осуществление лишних телодвижений, всюинформацию можно добавлять, редактировать и просматривать со своего рабочегоместа.

Как выглядит электронный больничный лист?

У ЭЛН нет какого-то определенного формата или стандарта. Вседанные заносятся в текстовом и числовом виде в соответствующие поляпредоставленной на сайте ФСС формы и хранятся в электронных таблицах базданных.

Интерфейс формирования электронного больничного состоит из нескольких вкладок:

1. «Лист нетрудоспособности» — сводная информация о пациенте:

  • персональные данные гражданина,
  • причина нетрудоспособности,
  • место его трудоустройства.

2. «Медицинская организация» — раздел, формируемый сотрудником лечебного учреждения:

  • наименование медицинского заведения,
  • должность и ФИО врача,
  • период освобождения от работы.

3. «МСЭ\Санаторий\Стационар» — раздел для внесения информации соответствующими учреждениями, который содержит отметки о пребывании и проведении:

  • санаторий,
  • стационар,
  • медико-социальная экспертиза.

 4. «Заполняется работодателем» — вкладка, заполняемая представителем организации, в которой работает пациент.

  • данные о компании,
  • ФИО руководителя и главного бухгалтера,
  • сведения для расчета пособия.

Доступ к электронным листам нетрудоспособности возможен через сайт ФСС.

Вход осуществляется через учетную запись портала «Госуслуг». Однако, она обязательно должна быть привязана к учетной записи юридического лица.

Порядок оформления ЭЛН в медицинской организации

Формирование электронного больничного в медицинском учреждении возможно, если данная организация подключена к единой системе работы с документами в цифровом формате. Последовательность формирования электронного больничного листа в лечебном учреждении следующая:

1. Пациент обозначает лечащему врачу, что собирается получить ЭЛН. А также информирует о том, что компания, в которой он работает, является участником единой информационной системы и способна получать и предоставлять сведения в электронном виде. Физическому лицу при этом при себе необходимо иметь:

  • Документ удостоверяющий личность;
  • СНИЛС;
  • Согласие на выдачу ЭЛН в письменном виде.

2. Врач осуществляет запрос в ЕИИС «Соцстрах» онеобходимости присвоения уникального кода документу. С полученным кодомзаносятся данные в соответствующий раздел программы.

3. После формирования документа он подписывается электронно-цифровойподписью врача, а в последующем еще и ЭЦП медицинской организации.

4. Сформированный документ направляется в ЕИИС «Соцстрах»

5. Далее код документа сообщается пациенту.

Стоит отметить, что выдача ЭЛН является бесплатной и при этом не носит обязательный характер. Вместе с тем, каждый человек может получить больничный лист в прежнем бумажном формате.

Действия работодателя с электронным больничным листом

Чтобы работодатель мог работать с электронными листками нетрудоспособности, ему необходимо соответствовать нескольким условиям:

  • Компания должна быть зарегистрирована на портале «Госуслуг», а также иметь доступ в личный кабинет.
  • Должна иметься ЭЦП с возможностью подписи ЭЛН.
  • Заключен договор между компанией и ФСС.
  • Компания подключена к единой системе работы с документами в цифровом формате.

После получения сотрудником уникального кода ЭЛН, он сообщает его своей организации. В свою очередь, действия работодателя следующие:

1. Сотрудники бухгалтерского отдела или отдела кадровполучают код ЭЛН, выданный работнику в больнице.

2. На основании данного номера посылается запрос в ФСС.

3. В ответ на запрос поступает подтверждение наличиясоответствующего листа нетрудоспособности.

4. ЭЛН направляется в организацию.

5. Сотрудники, ответственные за ведение электронных больничныхлистов заполняют отведенный для них раздел «Заполняется работодателем».

6. Рассчитывается сумма пособия на основании указанныхданных в автоматическом режиме.

7. Сотруднику с ЭЛН выплачивается соответствующее пособие.

8. Сообщение о факте выплаты, а также размер пособия отправляется в ФСС.

Электронный больничный лист: плюсы и минусы

На первый взгляд система электронного документооборота выглядит запутанной. И для большинства людей сподручнее пользоваться старым проверенным способом и получать больничные листы в бумажном формате. Тем не менее, система развивается и в конечном итоге вытеснит физические носители, как это произошло со СНИЛС.

Несмотря на относительную «молодость» проекта, к плюсам ЭЛН можно отнести:

1. Скорость обмена информации.

2. Удобство и простота создания, изменения и отправки.

3. Высокая защищенность и надежность.

4. ЭЛН не подвержен порче или потере в отличие от бумажногоэквивалента.

5. Исчисление размера пособий автоматизировано.

6. Централизованное хранение информации в единой базеданных.

7. Исключение поддельных листов.

8. Минимизация физического перемещения представителейучастников единой системы.

Тем не менее, при множестве положительных сторон нельзя не отметить и ряд минусов:

1. Для работы с системой понадобится дополнительное обучение.

2. Электронный больничный лист вынуждает соответствовать определенным требованиям (наличие интернета, компьютеров, ЭЦП, личных кабинетов и т.д.)

3. ЭЛН не может быть оформлен, если врач был вызван на дом.

4. Ошибки, допущенные при заполнении электронных форм в результате человеческого фактора.

5. Сбои и технические неисправности системы.

Источник: https://mytopfinance.ru/dejstviya-rabotodatelya-s-elektronnym-bolnichnym-listom/

Электронный больничный лист: как работает, выглядит и как проверить по номеру

Электронный больничный лист в 2018 году действия работодателя

Электронный больничный лист – как форма документа, был реализован в начале июля 2017 года. Информационный объект разработан и предназначен для использования в специальных медицинских учреждениях.

Данное новшество регулируется законодательством, No 86-ФЗ. Электронный больничный полностью соответствует бумажным аналогам.

В статье вниманию представлена информация, что представляет собой данный документ, какими особенностями отличается.

Что такое электронный больничный лист?

Это специальный документ, который выдается в качестве подтверждения нетрудоспособности граждан, потерявших способности к труду по причине болезни или травмирования. Также лист выдается при родах и на отпуск по уходу за ребенком.

Информационная форма бумаги была создана специально для оптимизации работы медицинской службы, для повышения качества обслуживания. Среди преимуществ подобной справки можно отметить:

  1. Полный аналог больничного из бумаги.
  2. Трата минимального количества времени на оформления, но больше на лечение.
  3. Написанное легко прочитать, не нужно разбираться в почерке.
  4. Снижение расходов на хранение и содержание архива.

Лист нельзя фальсифицировать. Он защищен специальной криптографией и может быть передан только через информационные каналы.

Как это будет работать в 2019 году?

Работник, полностью убежденный в собственной нетрудоспособности, отправляется в поликлинику, чтобы оформить документы. Далее выполняются такие действия:

  • после определения диагноза человек выбирает категорию больничного и ставит подпись по согласию;
  • доктор заполняет бланк по нетрудоспособности и отдает сотруднику номер из 12 цифр;
  • больной передает его руководителю;
  • как только терапия или отпуск по уходу заканчивается, лист подписывается врачом или руководителем медицинского учреждения;
  • файл отправляется в ФСС;
  • отсюда его передают директору предприятия. Он проверяет файл и ставит криптографическую подпись;
  • больному переводят денежные средства.

База с виртуальными больничными напрямую связана с базой личных карт больных. По каждому человеку собираются равные сведения. Соответственно, как выглядит электронный больничный лист, одинаково:

  1. ФИО и год рождения.
  2. Группа крови.
  3. Занятость.
  4. Заболевания – хронические и перенесенные.
  5. Сведения об аллергии.

В карте есть несколько пустых строк для автоматического заполнения. Есть место для написания информации врачом. Он ставит подпись и отправляет файл для надежного хранения в государственную информационную среду.

Действия работодателя

Если руководителю требуется получить доступ к листу, он должен зайти на портал интернет обслуживания. После прохождения регистрации директор может проводить такие операции, как:

  • получение уведомлений о поступлении больничного;
  • просмотр документов и их распечатка;
  • экспорт данных в файл со специальным расширением;
  • можно загружать документ в ПО страхователя и создавать реестр для отправки в ФСС;
  • изучать и искать сведения из реестра цифровых бумаг;
  • внесение данных в раздел для руководителей;
  • формирование официального обращения в ФСС и нахождение поданных запросов по теме, по коду и по дате;
  • просмотр оповещений, что приходят от сотрудников ФСС.

Подобные действия работодателя по электронному больничному листу в 2019 году доступны исключительно после регистрации на портале и после получения в распоряжение личного кабинета.

Если не вписать информацию по больному в единую базу, не получится переслать лист сотрудника.

Если поликлиника и руководитель компании включены в электронный обмен, сотрудник самостоятельно выберет, какой вид листа ему нужен – стандартный или электронный.

Действия работника

Каждый сотрудник должен понимать, как грамотно оформить документ. Осуществить подобный процесс можно в поликлинике, предварительно выбрав категорию бумаги. Выбирая интернет вариант, человек должен дать согласие на обработку данных.

Файл не требует заверения. У него есть специальный код, который можно сообщить на предприятии. Используя подобную комбинацию цифр, в компании смогут отслеживать общее состояние больничного и начислять положенное пособие. Если требуется продлить лист, важно осуществить следующую процедуру:

  1. После прохождения обследования доктор заполняет форму по нетрудоспособности и руководителю передает официальный код.
  2. Если улучшение отсутствуют, нужно сделать повторный визит, специалист сможет продлить отпуск по болезни на дополнительные три дня.
  3. Общее время на больничном не должно быть более двух недель. В противном случае собирается специальная комиссия для продления.
  4. Если для лечения требуется перейти в иное медицинское учреждение, потребуется уведомить об этом ФСС. Организация аннулирует актуальный на данный момент лист и выдаст новый.

Если необходимо проверить и посмотреть электронный больничный лист через госуслуги, сотрудник должен задействовать сервис социального страхования РФ. Здесь можно получить подробные сведения о больничном.

Как выглядит электронный больничный лист в 2019 году – образец

Справка по нетрудоспособности по внешним характеристикам отличается от привычного варианта. Здесь есть четыре раздела, отдельный друг от друга. Заполнять поля могут не только медики, это правило имеют свойство получать руководители предприятий. Есть поля, которые остаются неизменными.

Врач прописывает место работы человек, время болезни, квалификацию и ФИО. Также проставляются коды нетрудоспособности. Директор предприятия в процессе заполнения должен прописать такие сведения:

  • наименование ИП или компании;
  • категория места работы – главная или по совместительству;
  • номер и код подчиненности и регистрации;
  • ИНН;
  • средний заработок за два года и за день по итогам определенного периода;
  • страховой стаж и нестраховые периоды;
  • время, за которое сформируется пособие и будет выплачена положенная сумма;
  • распределение средств на части – от ФСС и от компании;
  • дата, когда сотрудник должен приступить к работе;
  • ФИО бухгалтера и работодателя.

В листе прописываются сведения, которые представлены вниманию на бумажном носителе. Разница только в том, что информацию в любое время можно направить на оформление. Прописанные сведения вносятся в базу данных, по которой производится оплата. Они потом могут быть запрошены сотрудниками ФСС.

Как проверить электронный больничный лист по номеру онлайн?

Существует два главных метода, как проверить документ работника по номеру через СБИС или иные порталы и потом распечатать его. Для использования сайта потребуется оформлять учетную запись, предварительно созданная на сайте государственного обслуживания. Обе схемы действия следует посмотреть более подробно.

На сайте ФСС

Чтобы провести проверку через этот сайт и что-то добавить, если необходимо важную информацию дополнительного характера, работодатель должен получить ЭЦП. Без нее документооборот на ФСС не возможен. Одновременно с этим потребуется наличие профиля на портале Госуслуг.

Как видно из всего сказанного выше, отдельно не стоит рассматривать подобные варианты, они связаны между собой. Работать на ФСС без регистрации на портале государственного обслуживания нет возможности.

Через Госуслуги

Для проверки образца оформленного электронного больничного листа в 2019 году действия работника должны начинаться с регистрации и получения в распоряжение собственного кабинета. Если данный процесс уже был осуществлен онлайн, выполняются действия по такой инструкции:

  1. Получение от сотрудника уникального номера больничного. Он выдается в поликлинике.
  2. Осуществляется вход в кабинет страхователя.
  3. Выбирается вкладка Электронные листы и строка Запросить лист.
  4. В специальные графы вводится СНИЛС и номер.
  5. Выбирается сертификат, который официально удостоверяет права компании на осуществление запроса в ФСС.
  6. Ожидание найденной бумаги в списке листков.
  7. Выбирается пункт для заполнения работодателем.
  8. Заполняется нужная информация и нажимается Сохранить.

После данных манипуляций документ отправляется в ФСС. Здесь будет оформлена компенсация по оплате положенного пособия. Чтобы ускорить процесс поиска, можно использовать встроенный на госуслугах фильтр.

Подводя итоги

Официальный переход на использование цифрового вида бумаг будет, доступных в личном кабинете, производиться не резко, постепенно. Но это процесс необратимый.

Он напрямую касается больничных и разнообразных бумажных справок, что выдаются в местных поликлиниках. С июля электронные новые бумаги были введены везде.

Это позволило врачам и руководителям предприятий избавиться от затратной по времени волокиты, найти нужную бумагу по номеру стало легко.

Источник: https://gosuslugi24.su/elektronnyy-bolnichnyy-list.html

Электронный больничный лист: как работать, действия работодателя

Электронный больничный лист в 2018 году действия работодателя

ФСС постепенно переводит работодателей на электронные больничные листы. Как правильно перейти и работать с этим документом расскажем в статье.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! – Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки “Системы Главбух”.

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Внимание! Эти документы помогут вам организовать правильную работу с электронными больничными:

Что такое электронный листок нетрудоспособности и зачем он нужен?

ФСС принял решения о переводе медицинских учреждений и работодателей на электронные больничные листы 2017 году (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ). До второго полугодия 2017 года Фонд проводил эксперимент, в котором были задействованы четыре пилотных региона: Москва, Белгородская и Астраханская области, а также Республика Крым.

Считайте больничные в программе БухСофт. Она автоматически определит страховой стаж сотрудника при расчете выплаты, учтет все суммы, которые включают в расчет, и определит размер пособия онлайн. Программа раздельно посчитает сумму пособия, которую выплачивают компания и ФСС. Попробуйте бесплатно:

Рассчитать больничный онлайн

Цель внедрения электронных больничных:

  • увеличение доступности страхового обеспечения;
  • снижение временных затрат работодателей, их персонала, а также специалистов ФСС.

Электронный листок нетрудоспособности не имеет никаких отличий от своего бумажного аналога. Оба они имеют равную юридическую силу. 

Вместе с тем, при использовании электронных листков нетрудоспособности в 2019 году есть свои плюсы и минусы по сравнению с бумажными. Рассмотрим их в таблице 1:

Таблица 1. Электронные больничные листы в 2019 году для работодателей: плюсы и минусы

Положительные моментыОтрицательные моменты
Больничный лист электронный
  • риск предоставления подделки отсутствует;
  • легкость исправления ошибок;
  • отсутствует риск потери и порчи;
  • легко отслеживать как долго работник болеет или ухаживает за больными детьми, есть ли продление бюллетеня
  • необходимость регистрации в личном кабинете на сайте ФСС;
  • требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП);
  • требуется компьютер с доступом в интернет;
  • необходимость проведения в учете всех листков, оформленных сотрудниками
Больничный лист бумажный
  • доступность получения в любой поликлинике;
  • заполнение без регистрации в личном кабинете на сайте ФСС;
  • возможность обработки без компьютера и интернета
  • есть вероятность предоставления подделки;
  • в случае неправильного заполнения врачом, требуется направить работника за дубликатом;
  • при утере и порче Фонд снимает расходы на выплату пособия

Листки нетрудоспособности предоставляют гражданам только медучреждения, которые вправе проводить экспертизу временной нетрудоспособности. Организации скорой медпомощи, станции переливания крови, приемные отделения больниц  предоставлять этот документ не вправе. 

Кто обязан использовать электронные больничные листы

Электронные листки нетрудоспособности в 2019 году выписывают медицинские учреждения, которые подключены к Медицинской информационной системе. Когда лечащий врач закрывает бюллетень, данные поступают в отделение ФСС и по месту работы человека. При этом гражданин должен дать письменное согласие на оформление электронного документа. 

Номер электронного больничного указывают выписке. Этот номер человек предоставляет в бухгалтерию своего работодателя. Бухгалтер:

  1. Вводит номер в базу данных.
  2. Получает необходимую информацию для расчета пособия.
  3. Выплачивает его по электронному листку, как по обычному. 

В базе можно увидеть наименование медучреждения, номер и дату выдачи листка, дни болезни, ФИО пациента. При этом работодателю также следует стать участником системы информационного взаимодействия. Если он не готов к нововведениям, документ можно заменить на бумажный

Согласно Закону № 86-ФЗ медучреждение вправе оформить пациенту электронный листок нетрудоспособности только с его письменного согласия. Лечащий врач и медучреждение подписывают документ квалифицированными электронными подписями (КЭП). 

Граждане имеют право выбора: получать бумажный документ либо электронный. 

На практике, в 2019 году многие работодатели уже применяют электронные больничные. Объем выдачи медучреждениями бумажных бланков значительно сократился.

Электронный больничный лист в 2019 году: действия работодателя

Рассмотрим действия действия работодателя, который решил начать использовать электронные листки нетрудоспособности в 2019 году.

Для возможности работы необходим доступ личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru. Сервис позволит:

  • видеть электронный больничные, выданные сотрудникам компании;
  • оформлять часть документа, заполняемую работодателем. 

Для подключения нужно выполнить следующий алгоритм действий.

Шаг 1. Получить КЭП

КЭП позволит зарегистрироваться в системе электронного взаимодействия. Требуется совместимость КЭП с ЕИИС «Соцстрах». Приобретать ее следует в аккредитованных удостоверяющих центрах, перечисленных на сайте Минкомсвязи. 

При наличии КЭП для сдачи отчетов через ТКС, нужно уточнить у оператора, совместима ли она для работы в личном кабинете ФСС.

Шаг 2. Регистрация компании на портале госуслуг

Ее следует выполнить до момента регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах».

Сначала на портале регистрируют директора компании как физическое лицо и получают подтвержденную учетную запись. Такой уровень доступа, позволит работать со всем функционалом портала. Для его получения директору следует подтвердить личность. Есть три варианта:

  1. Обращение в центр обслуживания.
  2. Получение кода подтверждения личности по почте.
  3. С использование усиленной КЭП или универсальной электронной карты.

Когда доступ получен, создают учетную запись фирмы или ИП через подтвержденную учетную запись директора.

Описанные выше порядок также можно увидеть на сайте госуслуг.

registracija_gosuslugi_dlya_oformlenia_elektronnogo_bolnichnogo

Шаг 3. Заключение с ФСС соглашения об информационном взаимодействии

Фонд направляет всем страхователям письма с предложением заключить специальное соглашение об обмене электронными документами. Следует направить в территориальное подразделение ФСС по месту регистрации подписанное директором фирмы соглашение в бумажной форме.

Шаг 4. Скачать и установить программу ФСС

Есть два способа заполнения электронного больничного:

  • заполнить электронный больничный лист через личный кабинет на сайте ФСС;
  • в специальной программе от Фонда. 

Для возможности применения второго варианта следует скачать с сайта https://lk.fss.ru программу «Подготовка расчетов для ФСС» и установить ее на компьютер. Также можно скачать инструкции по работе с программой.

Шаг 5. Предложить работникам зарегистрироваться на портале госуслуг

Оформить электронный листок нетрудоспособности могут все работники. При этом для контроля больничных и начислений по ним, нужна учетная запись на портале госуслуг третьего уровня (подтвержденная). Для получения такой учетной записи работнику следует подтвердить свою личность. Порядок аналогичен процедуре оформления учетной записи директора.

Фирма или ИП могут сделать своим работникам рассылку с предложением зарегистрироваться на портале. Те, кто не захочет регистрироваться, смогут получать бумажные и электронные листки. Но при этом им не будут доступны этапы обработки и начисления по ним.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2160-kak-rabotat-s-elektronnym-bolnichnym-listom-rabotodatelyu

Как оформить и получить электронный больничный лист через личный кабинет ФСС

Электронный больничный лист в 2018 году действия работодателя

С 1 июля 2017 года у граждан России появилась возможность оформить электронный больничный в кабинете ФСС на портале Фонда социального страхования РФ. Его выдают при временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам.

С каждым месяцем медицинских учреждений, использующих такую возможность, становится все больше.

Поэтому если работники обслуживаются в таких клиниках, бухгалтерам рекомендуют подключиться к этой программе и начать работу с личным кабинетом.

Инструкция получения, заполнения и осуществления выплат проста, не предполагает сложных действий ни со стороны работника, ни со стороны работодателя.

Зачем они нужны

Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.

  1. В системе ФСС онлайн больничный защищен от подделки. Это позволяет работодателю оградить себя от обмана, предотвратить неоправданные затраты. Увы, поддельные бумажные больничные листы можно купить практически в каждом городе. А в случае с цифровым документом такое мошенничество невозможно.
  2. Заполнение электронных больничных упростило процесс оформления. В случае с бумажным документом необходимо соблюдать осторожность, быть сосредоточенным и внимательным, использовать определенную ручку. А при оформлении больничного листа  в кабинете сайте ФСС (http://fss.ru/) можно не бояться совершить ошибку. Опечатку легко исправить, а бланк не будет испорчен, как в случае с бумажной версией.
  3. Электронный больничный в кабинете ФСС (https://cabinets.fss.ru/) хранится без временных ограничений. Больше не придется заводить отдельную папочку и бояться потерять листок нетрудоспособности работника.

Сотрудник может посмотреть свой электронный больничный лист в кабинете ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/). Больше не придется для этого бегать к бухгалтеру и отвлекать от работы коллег.

Для этого ему необходимо зарегистрироваться на сайте Госуслуг. После получения личного пароля осуществляется вход в кабинет. Проверить можно электронный больничный через Госуслуги или в том же ЛК Фонда социального страхования. Эти два сервиса подключены к единой системе и связаны между собой. Пароль от сайта Госуслуг подходит к входу в личный кабинет ФСС.

Подробнее о том, как застрахованному зарегистрироваться в личном кабинете ФСС, читайте в статье.

Как это работает?

Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2017 года, их стали использовать только в декабре 2017.

Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.

Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:

  1. работник обращается за медицинской помощью в поликлинику или больницу, где ему открывают электронный больничный;
  2. после выписки специалист подписывает электронный документ квалифицированной электронной подписью с указанием периода, причины нетрудоспособности и других необходимых нюансов для ФСС;
  3. работнику выдается номер больничного для работы с ним в личном кабинете, с которым он отправляется в бухгалтерию на своем предприятии;
  4. бухгалтер по указанным данным находит электронный больничный в личном кабинете страхователя ФСС. Это раздел на сайте фонда, где может зарегистрироваться юрлицо или индивидуальный предприниматель.

Как получить электронный больничный

У работника есть возможность выбирать, в какой форме ему предоставят лист нетрудоспособности. Необходимо предварительно уточнить, готов ли бухгалтер оформить виртуальный документ. Случается, что работник воспользовался новой услугой, а у него не принимают электронный больничный.

В таком случае медицинское учреждение аннулирует действие отправленной формы и выдает бумажный бланк. Если предварительно выяснить, готов ли работодатель принять новый формат, то этих проблем можно избежать. Пользование личным кабинетом ФСС и оформление листов нетрудоспособности на сегодняшний день является не обязанностью работодателя, а его правом.

При оформлении документа человек должен дать врачу письменное согласие на обработку персональных данных и оформление больничного листа онлайн. Документ не придется заверять печатями у главного врача и в регистратуре.

Больничному присвоят уникальный код, по которому документ можно найти в личном кабинете ФСС. Достаточно принести его на работу или просто сообщить по телефону бухгалтеру.

Действия работодателя в кабинете ФСС

Электронные больничные листы в ФСС найти и оформить несложно. Необходимо сначала зарегистрироваться в программе и получить индивидуальный код доступа юридического лица к своему кабинету. Для этого надо зарегистрироваться в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».   

Читайте о том, как получить доступ в кабинет страхователя ФСС.

Разобравшись в алгоритме и повторив действия несколько раз, страхователь в скором времени приноровится и сможет оценить простоту и удобство с работы с системой.

  1. Пройти регистрацию на едином портале государственных услуг можно по ссылке (https://esia.gosuslugi.ru/registration/). После этого надо получить пароль, который дает доступ к личному кабинету ФСС. Для регистрации понадобятся данные юридического лица и реквизиты.
  2. Войти в кабинет на портале Фонда Социального Страхования. Для доступа к данным ФСС необходимо ввести номер телефона, который был зарегистрирован на Госуслугах, и пароль.
  3. Чтобы вести работу с электронными больничными в личном кабинете ФСС стоит назначить отдельного бухгалтера, который должен ознакомиться с функционалом системы.

После того, как будет получен доступ к личному кабинету ФСС, работодателю следует уведомить своих сотрудников о том, что они теперь могут воспользоваться услугой  и заполнить электронный больничный лист в своем медицинском учреждении, если она там предоставляется. После предоставления индивидуального номера документа (специального кода больничного листа) его надо передать бухгалтеру. Дальнейшие действия страхователя будут следующими:

  1. войти в личный кабинет ФСС и найти документ по номеру;
  2. получить из виртуальной формы данные о периоде действия электронного больничного для дальнейшего расчета выплаты;
  3. внести свою информацию в электронный больничный в кабинете ФСС.ру об организации, стаже работы застрахованного лица и среднем объеме заработной платы;
  4. проверить заполненные сведения. Если есть ошибка в электронном больничном, то исправить ее на этом этапе;
  5. отправить заполненную форму из кабинета в отделение ФСС нажатием соответствующей кнопки.

Бухгалтер при заполнении виртуального документа в личном кабинете ФСС может использовать образец электронного больничного листа.

Выплата пособия по электронному больничному в 2018 году осуществляется напрямую от ФСС или через работодателя.

В последнем случае бухгалтеру необходимо выполнить расчет и отдать деньги с предоставлением ближайшей заработной платы.

После этого он осуществляет возмещение из Фонда Социального Страхования по привычной системе (подачей электронного заявления или посещением кабинета специалиста ФСС).

Часть регионов участвует в проекте, предполагающем прямые выплаты. Для оплаты такого электронного больничного листа в 2018 году работодателю надо заполнить заявление в личном кабинете ФСС от имени застрахованного лица, получившего лист нетрудоспособности, после чего отправить в фонд.

Как работнику проверить свой лист нетрудоспособности в личном кабинете

Работник имеет возможность в любой момент просмотреть статус электронного больничного. Для получения данных необходимо также быть зарегистрированным на портале Госуслуг. В поле «авторизация» вводится номер телефона и пароль. После входа личный кабинет ФСС можно увидеть все свои электронные больничные и узнать:

  • открыт, закрыт или продлен виртуальный больничный;
  • в каком объеме начислено пособие;
  • какие даты считаются периодом нетрудоспособности;
  • правильно ли оформил документ работодатель.

Настройка электронных больничных в личном кабинете позволяет получать оповещение об изменении статуса на электронную почту.

В личном кабинете застрахованного лица есть интересная опция  – калькулятор размера выплат. Работник может заранее приблизительно посчитать, какая сумма причитается ему по болезни. Для этого надо кликнуть на калькулятор в правом верхнем углу и заполнить все поля.

Сайт ФСС спросит вас о периоде и причине нетрудоспособности, не находились ли вы в стационаре и даже о том, не нарушали ли вы режим. Также вам придется вспомнить, когда вы устроились на нынешнее место работы, и точную сумму, заработанную за последние два года. Имеет значение и районный коэффициент.

После этого кликните на кнопку «Рассчитать», и сайт ФСС назовет приблизительную сумму, которую начислит бухгалтер по электронному больничному.

Источник: https://kabinet-fss.ru/elektronnyj-bolnichnyj

Инструкция: Как работать с электронным больничным работодателю

Электронный больничный лист в 2018 году действия работодателя

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

  • Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
  • Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
  • Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
  • Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
  • Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
  • Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными.  Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. Регионы с прямыми выплатами могут сформировать реестр на основе данных ЭЛН и отправить его в ФСС.

Зарегистрироваться

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

  • Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
  • Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
  • Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
  • Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии.

Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений.

От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять  сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за  ошибки. Раньше такое случалось.

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России.

Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику.

В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

  • Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
  • Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

  • В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
  • Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
  • Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
  • Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
  • Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Подробнее о пилотном проекте «Прямые выплаты».

Отчитывайтесь за сотрудников через Контур.Экстерн. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Импорт данных из 2-НДФЛ 5.06. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 3 месяца.

Зарегистрироваться

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Меньше ошибок

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Меньше злоупотреблений

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

  • передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
  • учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
  • проверку подлинности больничных;
  • хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности  хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

Источник: https://kontur.ru/articles/4890

Юрист Ходюков
Добавить комментарий