Должностная инструкция для специалиста по документообороту

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

Должностная инструкция специалиста по технической документации 2.

Инфо Специалист по технической поддержке пользователей работает в команде технической поддержки, для достижения общего результата, поддерживает дружелюбную атмосферу в коллективе. Важно V.

Специалист по технической поддержке пользователей несет ответственность: 1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту
  • Должностная инструкция менеджера по документообороту
  • Делопроизводитель (ответственный за регистрацию документов)
  • Должностная инструкция
  • Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
  • Должностные обязанности специалиста по документообороту
  • Работа для специалиста по документообороту
  • Должностная инструкция специалиста по делопроизводству образец бланк

Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот в делопроизводстве

Права менеджера по работе с документацией Общие сведения о профессии специалист по документообороту Специалист по документообороту по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют — штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте.

В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных — разные.

С 1 июля года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов , и ст. Профессиональный стандарт — акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать: при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту; при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний; на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют: грамотно сформулировать название должности; предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя; сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее: высшее, неполное высшее или среднее специальное образование, стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать: систему организации делопроизводства; схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности; организационную культуру и нормы делового этикета; правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты; структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат; порядок применения средств вычислительной и организационной техники; правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать: правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте; Уставом хозсубъекта; локальной инструкции по делопроизводству и работе архива; административным распоряжениям и приказам; ПВТР ; разработанной должностной инструкции в случае ее отсутствия — положениям трудового договора.

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за: игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей; игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны; саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией Данный работник вправе: запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними; доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении; получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию. С этим читают.

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности: 2. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

Общие положения 1. Ведущий специалист по документообороту относится к категории руководителей среднего звена.

На должность ведущего специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях численностью от человек , а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

Назначение на должность ведущего специалиста по документообороту и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению 1.

Ведущий специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется: – Правилами внутреннего трудового распорядка; – Инструкцией положением о секретариате компании; – Положением о документообороте компании; – Положением по работе с конфиденциальной информацией; – Положением о персонале; – настоящей должностной инструкцией; 1.

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Права менеджера по работе с документацией Общие сведения о профессии специалист по документообороту Специалист по документообороту по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют — штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте.

В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных — разные.

С 1 июля года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов , и ст.

Делопроизводитель (ответственный за регистрацию документов)

Наименование должности, согласно Перечню муниципальных должностей и должностей муниципальной службы, утвержденному решением городского Совета от Группа должностей муниципальной службы, согласно закону Республики Саха Якутия от Ведущий специалист отдела по муниципальной службе и делопроизводству, секретарь приемной далее — ведущий специалист подчиняется непосредственно 1-му заместителю Главы по муниципальной политике, социальным вопросам и кадрам, заместителю Главы по экономике и финансам далее — заместители Главы , начальнику ОМСиД. Ведущий специалист назначается на должность Приказом Администрации города, на основании личного заявления и подписанного трудового договора. Освобождается от замещаемой должности по основаниям и в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и законодательством о муниципальной службе. На период отсутствия ведущего специалиста, исполнение его обязанностей может быть возложено на зав.

Делопроизводитель относится к категории специалистов. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом 1. Общие положения 1.

На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо: 1 имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена; 2 имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется: 1 ……… наименование учредительного документа 2 Положением о ……… наименование структурного подразделения 3 настоящей должностной инструкцией; 4 ……… наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности 1. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… наименование должности руководителя 1. Документационное обеспечение работы с персоналом: 1 ведение организационной и распорядительной документации по персоналу; 2 ведение документации по учету и движению кадров; 3 администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности: 3.

Должностная инструкция

Должностная инструкция специалиста по делопроизводству образец бланк Юрист-Онлайн Специалист по делопроизводству должен организовывать оформление приема, переводов, увольнения сотрудников согласно действующего законодательства, положений, инструкций и приказов директора организации.

Занимается учетом сотрудников, разрабатывает положения, распорядок внутри организации, а также должностные инструкции для сотрудников организации.

К обязанностям специалиста по делопроизводству также относят выдачу справок о прошлой и нынешней трудовой деятельности сотрудников, подсчитывает трудовой стаж, заполняет трудовые книги.

Общие положения 1. Должность главного специалиста по документообороту и текущему контролю относится к старшей группе должностей муниципальной службы. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование , стаж работы по специальности не менее трех лет, стаж работы в младших или старших должностях муниципальной службе не менее двух лет.

.

Настоящая должностная инструкция определяет функции, права и обязанности специалиста-делопроизводителя ОАО «Новое кольцо Москвы» (далее.

.

Должностная инструкция специалиста по делопроизводству образец бланк

.

.

.

Источник: https://tietie.ru/tamozhennoe-pravo/dolzhnostnaya-instruktsiya-spetsialista-po-dokumentooborotu.php

Специалист по работе с документами

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

Специалист по работе с документами – вакансии на эту должность довольно востребованы. Особенно, если предложения исходят от прямого работодателя.

Но прежде чем получить данную вакансию, необходимо четко представлять что вас ожидает на самом деле.

Должностная инструкция с должностными обязанностями поможет вам в кратчайшие сроки в этом разобраться и уже в ближайшее время сделать совершенно определенные выводы относительно данной вакансии.

Существует множество вариантов работы, где необходимо участие специалиста, умеющего работать с документами. Ведь это может быть работа с судебными, архивными, секретными и другими их разновидностями.

И для каждого случая работодателю желателен профилированный специалист в определенной области. Но общие (универсальные) положения о требованиях к должности специалиста по работе с документами следующие.

  1. На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
  2. Специалист по работе с документами подчиняется начальнику административного отдела.
  3. Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.
  4. В случае временного отсутствия специалиста по работе с документами его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
  5. Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:
  • действующими законодательными актами;
  • приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
  • инструкцией по делопроизводству и работе архива;
  • установленными на предприятии нормами и правилами;
  • политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
  • трудовым договором;
  • положением об административном отделе.

Должностные обязанности

Специалист по работе с документами обязан:

  • Осуществлять подготовку необходимых документов.
  • Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
  • Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.
  • Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.
  • Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.
  • Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
  • Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.
  • Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.
  • Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Профессиональные требования

Специалист должен знать:

  • структуру предприятия;
  • организацию делопроизводства на предприятии;
  • схемы документооборота;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • сроки и порядок сдачи дел в архив;
  • применение средств вычислительной и организационной техники;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • документы менеджмента качества.

Права

Специалист по работе с документами имеет право:

  • Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
  • Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
  • Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
  • Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (соответствие ГОСТ).
  • Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
  • Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
  • Принимать решения в пределах своей компетенции.
  • Использовать льготы, установленные законодательством и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

источник

Источник: https://rabota-vsem.info/slovar/spetsialist-po-rabote-s-dokumentami.html

Специалист по документообороту должностная инструкция

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы.Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию.Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму.Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов?Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет.

При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Должностная инструкция юриста. Образец

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным…В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма.Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют.

Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте.

Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно.

Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации.

В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки): Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов.

Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом.

Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д.

Такая система индексации – вещь очень распространенная. Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

Профессия документовед должностные

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов Скачать Образец заполнения журнала входящих документов Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы: — входящий номер документа; — дата регистрации; — отправитель; — заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо); — приложение (с указанием количества листов и экземпляров); — получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям); — исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции); — ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан); — примечание.Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Специально разработанной, унифицированной формы приказа по назначению ответственного лица (или нескольких) не существует.Каждая организация вправе самостоятельно разработать такой бланк или написать его в свободной форме.

Следует иметь ввиду, что этот приказ является частью пакета распорядительной документации, в который помимо него входит решение о назначении ответственных лиц и должностная инструкция, содержащая полное описание обязанностей работника, а также санкции, которые следуют за их неисполнение.

Под последним документом сотрудник должен поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним ознакомлен и согласен.

В зависимости от ситуации, выбрать среди персонала ответственное лицо может либо руководитель предприятия, либо, если организация крупная, начальник структурного подразделения.

Заполняет приказ специалист отдела кадров или секретарь.После оформления приказ передается на подпись руководителю, либо иному уполномоченному на подписание подобного рода документов человеку.

Приказ о назначении ответственного лица

Если же ответственность возлагается за материальные ценности, то перед тем как сотрудник подпишет такой приказ и возьмет на себя все риски, должна пройти инвентаризация имущества, поскольку в будущем человек будет нести ответственность за его сохранность.Приказ об ответственном лице имеет вполне стандартную структуру.В «шапке» документа пишется полное наименование предприятия с указанием его организационно-правовой формы (ЗАО, ОАО, ООО, ИП).

Затем указывается населенный пункт, в котором это предприятие расположено, а также дата заполнения приказа (число, месяц, год).Чуть ниже нужно написать вид документа (в данном случае это приказ) и его номер по внутреннему документообороту.Далее коротко прописывается суть приказа и для каких целей он создан.Затем ниже по центру строки пишется слово «приказываю» и ставится двоеточие.

Затем ниже по центру строки пишется слово «приказываю» и ставится двоеточие.Вторая часть документа содержит более подробную информацию.Здесь вписываются все работники, которые ответственны за соблюдение тех или иных условий на производстве.

В частности указывается вид ответственности, а также полные их фамилии, имена и отчества (имя-отчество можно вносить инициалами).Тут же отдельным пунктом надо указать лиц, которые в случае отсутствия ответственных сотрудников на рабочем месте будут их замещать.

В последнем пункте следует указать полный список документов, которыми должны руководствоваться работники для выполнения требований по контролю за зоной ответственности.В завершение под приказом нужно поставить подпись руководителя, а также печать организации.

Приказ о закреплении персонала за объектом

Если в организации имеется профсоюз, то требуется сделать и его отметку.Сотрудники, на которых специальным приказом была возложена ответственность за какой-либо частью производственного процесса, с момента его подписания должны проводить инструктажи с коллегами, доводить до сведения персонала правила техники безопасности, различные внутренние нормативные акты и др.

В числе прочего они обязаны вести специальный журнал проведения инструктажа, где работники, его прошедшие, должны ставить свои подписи.Периодически они же должны осуществлять контроль за знанием сотрудников правил по охране труда и безопасности на производстве.Назначить ответственное лицо может генеральный директор или руководитель структурного подразделения.

Для назначения ответственного лица оформляется распорядительная документация, которая включает в себя решения, приказы, должностные инструкции с указанием обязанностей сотрудников и ответственности, которую они понесут за невыполнение, а также инструкции на отдельные виды работ.

Некоторые документы распорядительного характера согласно Трудовому кодексу требуют вмешательства со стороны профсоюзов.Это касаемо тех актов, в которых расписаны права и социальные гарантии ответственных лиц.

Распорядительными документами в первую очередь должны быть назначены должностные лица, которые ответственны за: — охрану труда и безопасную работу на предприятии;— обеспечение безопасности на производстве;— электрохозяйство организации;— безопасность в эксплуатации объектов повышенной степени опасности (объекты Госгортехнадзора);— иные действия, предусмотренные в отраслевых правилах и инструкциях.Чаще всего руководителям приходиться сталкиваться с формированием приказа о назначении ответственного лица за охрану труда.Рассмотрим, как правильно надо оформить данный приказ. Приказ о назначении ответственного за охрану труда имеет свободную форму.

Источник: http://jazz-hall.spb.ru/spori-specialist-po-dokumentooborotu-dolzhnostnaya-instrukciya.html

Специалист по документообороту, делопроизводитель: обязанности, навыки, должностная инструкция

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Важно

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

  • в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
  • во время собеседования с претендентом на должность;
  • в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

  • Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
  • Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
  • Правила уничтожения документов и ревизии.
  • Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
  • Технику безопасности.
  • Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
  • Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
  • Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
  • Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  • среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  • стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  • ПВТР.
  • Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  • Уставом предприятия.
  • Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  • Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  • Приказами и распоряжениями администрации компании.

Важно

С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

  • Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
  • Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
  • Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
  • Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
  • Разрабатывать номенклатуры дел.
  • Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
  • Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
  • Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
  • Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
  • Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
  • Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
  • Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
  • Передавать с описью документы на хранение в архив.
  • Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

  • За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
  • За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
  • За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

  • Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
  • Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
  • Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Источник: https://finach.ru/specialist-po-dokumentooborotu-dolzhnostnye-objazannosti-i-prava/

Должностная специалиста по техническому документообороту | Право и жизнь

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Должностная специалиста по техническому документообороту». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

За неисполнение и ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством 4.2. За разглашение информации, носящей служебный и конфиденциальный характер. 4.3.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности отдела-по вопросам, относящимся к его компетенции.

По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

Организует приемку, регистрацию, хранение, учет документов, поступивших в техническую библиотеку, обеспечивает их сохранность. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. 2.9.

Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание. 2.10.

Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

Представлять начальнику отдела предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест отдела.

На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей. 2. Должностные обязанности делопроизводителя Делопроизводитель: 1.

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений.

Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности. 1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность технического специалиста [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Технический специалист назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

Специалист по документообороту обязанности

Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. 1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от Президента и Правительства РС (Я).

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Составлять описания проводимых работ, необходимые спецификации, диаграммы, таблицы, графики и другую техническую документацию.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

  • прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
  • организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
  • регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
  • обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
  • выполнение мелких поручений директора;
  • контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
  • организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

На сегодняшний день оформление должностных инструкций обязательно только для гражданских служащих (ст.

Общие положения1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.1.2.

На должность техника по документации принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Как правило, в них указываются полномочия работника; устанавливаются критерии оценки работы, формы ответственности за результаты и последствия своей деятельности; прописываются все информационные внутренние и внешние взаимосвязи, необходимые сотруднику для выполнения его работы.

Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность технического специалиста [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

Выполнять необходимые технические расчеты, разработку несложных проектов и простых схем, обеспечивая их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным документам.

Осуществлять наладку, настройку, регулировку и опытную проверку оборудования и систем в лабораторных условиях и на объектах, следить за его исправным состоянием.

Должностная инструкция специалиста по документообороту: 251.002 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей. 1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.7. Во время отсутствия менеджера по логистике (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора организации.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании. 2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях: За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

Опыт работы также немаловажен, как и для работы художником-постановщиком, так как сотрудник обязан быть уверенным пользователем персонального компьютера, уметь со всей аккуратностью и педантичностью составлять документы, систематизировать их, ориентироваться в базе и большом объёме данных, а также отлично владеть оргтехникой.

Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

Должностная инструкция технического специалиста

На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Общие положения Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:

  • полное наименование должности и структурного подразделения;
  • общее назначение должности;
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • порядок назначения и освобождения от должности;
  • перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
  • квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.

Главный специалист по документообороту и текущему контролю подчиняется начальнику отдела кадровой и внутренней политики.

Источник: https://ot2067.ru/avtoyurist/6483-dolzhnostnaya-specialista-po-tekhnicheskomu-dokumentooborotu.html

Юрист Ходюков
Добавить комментарий